Procedury realizacji programu "Zajęcia klubowe w WTZ" - PFRON

I. Nazwa programu

Program „Zajęcia klubowe w WTZ”.

II. Definicje pojęć

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

1. programie – należy przez to rozumieć program „Zajęcia klubowe w WTZ”;
2. PFRON – należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
3. monitorowaniu – należy przez to rozumieć proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat programu w aspekcie finansowym i rzeczowym;
4. osobie niepełnosprawnej – należy przez to rozumieć osobę, o której mowa w art. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 511, z późn. zm.);
5. ustawie o rehabilitacji – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 r.
   o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
   (Dz. U. z 2018 r. poz. 511, z późn. zm.);
6. WTZ – należy przez to rozumieć warsztaty terapii zajęciowej;
7. wystąpieniu – należy przez to rozumieć wystąpienie samorządu powiatowego o przyznanie środków finansowych PFRON na realizację programu;
8. zajęciach klubowych - należy przez to rozumieć zajęcia, o których mowa
   w art. 10g-10h ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 511, z późn. zm.);
9. wniosku – należy przez to rozumieć wniosek podmiotu prowadzącego WTZ o dofinansowanie prowadzenia zajęć klubowych w ramach programu;
10. roku realizacyjnym – należy przez to rozumieć cykl realizacji programu w okresie od dnia 1 lutego danego roku kalendarzowego do dnia 31 stycznia kolejnego roku kalendarzowego;
11. Wnioskodawcy – należy przez to rozumieć podmiot prowadzący WTZ, który złożył wniosek w ramach programu zgodnie z zapisami niniejszej procedury;
12. Realizatorze – należy przez to rozumieć samorząd powiatowy, który przystąpił do realizacji programu.

III.  Podstawa prawna programu

Podstawą prawną uruchomienia i realizacji programu jest art. 47 ust. 1 pkt 4a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 511, z późn. zm.).

IV. Postanowienia ogólne

1. W programie, stanowiącym załącznik do uchwały Rady Nadzorczej PFRON, określone zostały w szczególności:

1)    cele programu – w rozdziale IV programu;

2)    zasięg i okres realizacji programu – w rozdziale X programu;

3)    beneficjenci, adresaci programu i podmioty udzielające pomocy w ramach programu – w rozdziale V programu;

4)    warunki uczestnictwa w programie – w rozdziale VI programu;

5)    tryb postępowania – w rozdziale VII programu;

6)    zakres pomocy – w rozdziale VIII programu;

7)    źródła finansowania programu – w rozdziale IX programu;

8)    realizatorzy programu – w rozdziale XI programu.

2.   W procedurach, stanowiących integralną część programu, uregulowane zostały

1)    zasady składania i tryb rozpatrywania wniosków i wystąpień oraz udzielania dofinansowań;

2)    zasady finansowania i wydatkowania oraz sprawozdawczości z wykorzystania środków PFRON;

3)    zadania poszczególnych realizatorów programu.

V. Zasady składania i tryb rozpatrywania wniosków i wystąpień oraz udzielania dofinansowań

1. Wnioski o dofinansowanie w ramach programu składane są corocznie przez podmioty prowadzące WTZ w wyznaczonej przez starostę jednostce organizacyjnej samorządu powiatowego właściwego terytorialnie dla siedziby WTZ, w terminie wskazanym przez samorząd powiatowy.
2. Termin przyjmowania wniosków oraz tryb ich realizacji, a także informację, że program jest finansowany ze środków PFRON, samorząd powiatowy podaje do publicznej wiadomości.
3. Wniosek o dofinansowanie, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać w szczególności informacje dotyczące liczby beneficjentów według stanu faktycznego na miesiąc złożenia wniosku, z rozróżnieniem:
   
   1) liczby osób niepełnosprawnych, które były uczestnikami danego WTZ i opuściły go w związku z podjęciem zatrudnienia, a które są beneficjentami programu zgodnie z zapisem w rozdz. V ust. 1 pkt 1) programu, z zastrzeżeniem postanowień art. 11 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz.1076);
   
   2) liczby osób niepełnosprawnych znajdujących się na prowadzonej przez podmiot prowadzący WTZ liście osób (o której mowa w art. 10f ust. 2a ustawy o rehabilitacji), których zgłoszenie do uczestnictwa w warsztacie zostało zatwierdzone i które nie rozpoczęły terapii w WTZ;
   
   3) do wniosku należy dołączyć projekt planu działalności oraz regulaminu organizacyjnego zajęć klubowych, o których mowa w rozdz. VII ust. 4 pkt 1) i 2).
   
   
4. Na podstawie wniosków, o których mowa w ust. 1-3 samorząd powiatowy, w terminie o którym mowa w ust. 5, składa wystąpienie o przyznanie środków finansowych na realizację programu do Oddziału PFRON właściwego terytorialnie dla siedziby władz samorządu powiatowego. Formularz wystąpienia stanowi Załącznik nr 1 do procedur.
5. Przez termin naboru wystąpień o przyznanie środków finansowych na realizację programu, o którym mowa w rozdz. VII ust. 2 programu, należy rozumieć dwie odrębne tury naboru wystąpień w roku realizacyjnym:

1)    I tura: dla zajęć klubowych w WTZ, które odbywać się będą przez pełen rok realizacyjny (tj. od dnia 1 lutego do dnia 31 stycznia kolejnego roku kalendarzowego), termin naboru wystąpień wyznacza się w okresie od dnia 1 do dnia 30 listopada w roku kalendarzowym poprzedzającym rok realizacji programu;

2)    II tura: dla zajęć klubowych, które mają zostać uruchomione i prowadzone od drugiej połowy roku realizacyjnego (tj. od dnia 1 sierpnia do dnia 31 stycznia danego roku realizacyjnego), oraz w przypadku WTZ prowadzących zajęcia klubowe, w których od momentu zakończeniu terminu pierwszej tury naboru wystąpień zwiększyła się liczba beneficjentów, termin drugiej tury naboru wystąpień wyznacza się w okresie od dnia 1 czerwca do dnia 30 czerwca danego roku;

3)    w 2018 roku, w związku z uruchomieniem programu w drugiej połowie roku realizacyjnego, wystąpienia przyjmowane są w terminie od dnia 1 lipca do dnia 31 sierpnia 2018 roku.

6. Oddziały PFRON dokonują weryfikacji formalnej wystąpień złożonych bezpośrednio lub otrzymanych za pomocą operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1481, z późn. zm.). Niezwłocznie po dokonaniu weryfikacji formalnej złożonych wystąpień Oddziały PFRON składają do Biura PFRON zapotrzebowanie na środki finansowe w ramach programu.
7. Biuro PFRON dokonuje podziału środków dla Oddziałów PFRON na podstawie złożonych przez Oddziały PFRON zapotrzebowań, o których mowa w ust. 6.
8. Podziału środków finansowych na realizację programu dla samorządów powiatowych dokonują Pełnomocnicy Zarządu PFRON w Oddziałach PFRON. Kwota przeznaczona na realizację programu przez samorząd powiatowy dotyczy środków na dofinansowanie zajęć klubowych
   w WTZ oraz środków na obsługę realizacji programu przez Realizatora – do wysokości maksymalnie 2,5% kwoty przyznanej na dofinansowanie zajęć klubowych w powiecie.
9. Decyzje finansowe w programie podejmowane są do wyczerpania środków finansowych zabezpieczonych w planie finansowym PFRON na realizację programu w danym roku realizacyjnym.
10. O decyzji w sprawie złożonego wystąpienia, samorząd powiatowy jest powiadamiany przez właściwy terytorialnie Oddział PFRON nie później niż 15 dni roboczych od dnia zakończenia naboru wystąpień.
11. Samorząd powiatowy podpisuje z właściwym terytorialnie Oddziałem PFRON umowę o realizację programu, która określa obowiązki oraz uprawnienia stron. Wzór umowy stanowi Załącznik nr 2 do procedur.
12. Dofinansowanie w ramach programu udzielane jest Wnioskodawcom na zasadach określonych w umowie pomiędzy samorządem powiatowym realizującym program a Wnioskodawcą, którą strony zobowiązane są zawrzeć w ramach programu.
13. Dofinansowanie prowadzenia zajęć klubowych wypłacane jest Wnioskodawcom przez samorząd powiatowy realizujący program, w dwóch transzach w trakcie roku realizacyjnego:

1)    pierwsza transza dofinansowania - według stanu wnioskowanego w trakcie I terminu naboru wystąpień, o którym mowa w ust. 5 pkt 1), wypłacana jest Wnioskodawcom przez Realizatora w terminie określonym w umowie, o której mowa w ust. 12;

2)    druga transza dofinansowania - według stanu wnioskowanego w trakcie II terminu naboru wystąpień, o którym mowa w ust. 5 pkt 2), wypłacana jest Wnioskodawcom przez Realizatora w terminie określonym w umowie, o której mowa w ust. 12;

3)    w 2018 roku, w związku z uruchomieniem programu w drugiej połowie roku realizacyjnego, dofinansowanie wypłacane jest Wnioskodawcom przez Realizatora jednokrotnie, według stanu wnioskowanego w trakcie terminu naboru wystąpień, o którym mowa w ust. 5 pkt 3), w terminie określonym w umowie, o której mowa w ust. 12.

14. Każdego roku realizacji programu obowiązuje termin naboru wystąpień, o którym mowa
    w ust. 5. Wystąpienia samorządu powiatowego złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane przez PFRON.
15. Wystąpienia samorządu powiatowego realizującego program składane w kolejnych turach naboru wystąpień stanowią podstawę do zmiany umowy o realizację programu i wymagają formy pisemnej w postaci aneksu. Wzór aneksu stanowi Załącznik nr 3 do procedur.
16. Zarząd PFRON może wyznaczyć innego Realizatora w przypadku, gdy samorząd powiatowy nie przystąpi do realizacji programu.
17. W uzasadnionych przypadkach, powstałych z przyczyn niezależnych od Realizatora, dopuszcza się możliwość przywrócenia terminów określonych w niniejszych procedurach. Decyzję o przywróceniu terminu podejmują Pełnomocnicy Zarządu PFRON w Oddziałach PFRON. Ubiegając się o przywrócenie terminu, samorząd powiatowy realizujący program zobowiązany jest wskazać przyczyny uchybienia terminu.

VI. Zasady finansowania i wydatkowania oraz sprawozdawczości z wykorzystania środków PFRON

1. Przez miesięczną stawkę osobową przypadającą na jednego beneficjenta programu, o której mowa w rozdz. IX ust. 3 programu, należy rozumieć iloraz środków zabezpieczonych w planie finansowym PFRON na realizację programu w danym roku realizacyjnym do łącznej liczby osób niepełnosprawnych, będących beneficjentami programu, zgłoszonych w wystąpieniach samorządów powiatowych realizujących program.
2. Miesięczna stawka osobowa, o której mowa w ust. 1, to kwota kosztów uczestnictwa jednego beneficjenta programu w zajęciach klubowych w WTZ, prowadzonych zgodnie z postanowieniami zawartymi w programie i procedurach realizacji programu.
3. Wysokość i sposób przekazania środków finansowych przyznanych na realizację programu, oraz termin i sposób ich rozliczenia, w tym zasady sprawozdawczości, określa umowa o realizację programu, o której mowa w rozdz. V ust. 11 procedur, zawarta pomiędzy Realizatorem a Oddziałem PFRON.
4. Przekazane przez PFRON na podstawie umowy środki finansowe na realizację programu zostaną przeznaczone przez samorząd powiatowy na udzielenie Wnioskodawcom dofinansowania kosztów prowadzenia zajęć klubowych, z uwzględnieniem postanowień z rozdz. IX ust. 6 programu.
5. Dofinansowanie zajęć klubowych dla Wnioskodawców, o którym mowa w ust. 4, jest przyznawane przez samorząd powiatowy ze środków PFRON w formie ustalonej miesięcznej stawki osobowej. Rozliczenie dofinansowania nastąpi po dostarczeniu przez Wnioskodawcę rocznego sprawozdania, o którym mowa w ust. 7.
6. Dofinansowanie przyznane w ramach programu może być wykorzystane wyłącznie na działalność związaną z prowadzeniem zajęć klubowych, w szczególności na:

1)    działania na rzecz beneficjentów programu zgodne z celem programu opisanym w rozdz. IV programu oraz zakresem pomocy wymienionym w rozdz. VIII programu;

2)    niezbędne wydatki rzeczowe i osobowe związane z prowadzeniem zajęć klubowych w WTZ, takie jak transport, materiały do terapii, wynagrodzenia, wyposażenie, koszty utrzymania i inne, niezbędne do prowadzenia zajęć klubowych w ramach programu.

7. Warunkiem otrzymania przez Wnioskodawcę dofinansowania w ramach programu jest zobowiązanie do złożenia samorządowi powiatowemu rocznego sprawozdania z zakresu i sposobu wykorzystania otrzymanego dofinansowania, z uwzględnieniem w szczególności:
   
   1) liczby beneficjentów programu, którzy zostali objęci wsparciem w postaci zajęć klubowych, z rozróżnieniem na:
   
   a) liczbę osób niepełnosprawnych, które były uczestnikami WTZ i opuściły go w związku z podjęciem zatrudnienia;
   
   b) liczbę osób niepełnosprawnych znajdujących się na prowadzonej przez podmiot prowadzący WTZ liście osób (o której mowa w art. 10f ust. 2a ustawy o rehabilitacji), których zgłoszenie do uczestnictwa w warsztacie zostało zatwierdzone i które nie rozpoczęły terapii w WTZ;
   
   2) zakresu godzinowego zajęć klubowych miesięcznie w okresie realizacji programu;
   3) informacji o ogólnej frekwencji w zajęciach klubowych w poszczególnych miesiącach roku sprawozdawczego;
   4) wskazania formuły organizacji zajęć klubowych dotyczącej formy i metody pracy z uczestnikami zajęć klubowych;
   5) przedłożenia regulaminu zajęć klubowych;
   6) informacji o wykorzystaniu środków finansowych w ramach programu.

8. Wysokość i sposób przekazania dofinansowania, oraz termin i zasady sprawozdawczości z wykorzystania otrzymanego dofinansowania, określa umowa zawarta pomiędzy Realizatorem a prowadzącym WTZ, o której mowa w rozdz. V ust. 12 procedur.

VII. Zadania poszczególnych realizatorów programu

1. Do zadań Zarządu PFRON należy:
   
   1) zatwierdzenie procedur realizacji programu;
   2) wnoszenie do Rady Nadzorczej PFRON projektów modyfikacji programu;
   3) określenie miesięcznej stawki osobowej przypadającej na jednego beneficjenta programu w danym roku realizacji;
   4) kontrola nad wykorzystaniem środków PFRON przekazywanych na realizację programu.

2. Do zadań Oddziałów PFRON należy postępowanie zgodnie z zakresem określonym w programie oraz procedurach jego realizacji, w tym przede wszystkim:
   
   1) prowadzenie naboru wystąpień i przekazywanie PFRON zapotrzebowania na pomoc finansową w ramach programu;
   2) współpraca z samorządem powiatowym w zakresie realizacji programu, w szczególności:
   
   a) przyjmowanie od samorządu powiatowego wystąpień o przyznanie środków finansowych PFRON na realizację programu;
   b) zawieranie umów z samorządem powiatowym;
   c) przekazywanie środków finansowych oraz przyjmowanie sprawozdań z realizacji programu.
   
   
3. Do zadań samorządu powiatowego należy postępowanie zgodnie z zakresem określonym w programie oraz procedurach jego realizacji, w tym przede wszystkim:
   
   1) opracowanie zasad zbierania i rozpatrywania wniosków prowadzących WTZ;
   2) opracowanie i udostępnienie formularzy niezbędnych do realizacji programu na terenie powiatu, w tym w szczególności opracowanie wzoru umowy z WTZ, formularza wniosku i formularza sprawozdania składanego przez WTZ;
   3) przyjmowanie wniosków WTZ o dofinansowanie w ramach programu i podejmowanie decyzji w sprawie przyznania dofinansowania prowadzącym WTZ;
   4) zawieranie umów o dofinansowanie z WTZ;
   5) obsługa umów zawieranych z prowadzącymi WTZ;
   6) monitorowanie prawidłowości wykorzystania przekazanych środków PFRON;
   7) składanie do Oddziału PFRON, do dnia 15 lutego roku następującego po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym program był realizowany, zbiorczego sprawozdania o zakresie i sposobie wykorzystania środków przekazanych na realizację programu, zawierającego w szczególności:
   
   a) wskazanie liczby WTZ, które otrzymały dofinansowanie na prowadzenie zajęć klubowych;
   b) wskazanie liczby uczestników zajęć klubowych w WTZ, które zostały objęte programem w obrębie terytorialnym powiatu;
   c) oraz inne informacje,

zgodnie ze wzorem sprawozdania stanowiącym załącznik do umowy, o której mowa w rozdz. V ust. 11.

        8) przekazywanie do Oddziału PFRON innych informacji związanych z realizacją programu, o które może wystąpić PFRON.

4. Do zadań prowadzącego WTZ, zainteresowanego prowadzeniem zajęć klubowych w ramach programu, należy uruchomienie i prowadzenie zajęć klubowych dla beneficjenta lub beneficjentów programu, zgodnie z postanowieniami zawartymi w programie i procedurach realizacji programu W związku z prowadzeniem zajęć klubowych w ramach programu, WTZ zobowiązany jest do ustalenia szczegółowego zakresu i organizacji zajęć klubowych, w szczególności do:

1)    przygotowania planu działalności zajęć klubowych, określającego między innymi formułę organizacji zajęć klubowych - formę i metody pracy z beneficjentami zajęć klubowych;

2)    opracowania regulaminu organizacyjnego zajęć klubowych zatwierdzonego przez podmiot prowadzący WTZ. Regulamin organizacyjny zajęć klubowych określać ma w szczególności:

a) prawa i obowiązki uczestnika zajęć klubowych, w tym możliwość korzystania przez beneficjenta z dofinansowywanych w ramach programu zajęć klubowych wyłącznie w jednym WTZ;

b) organizację pracy i zajęć;

3)    w związku z prowadzeniem zajęć klubowych w ramach programu WTZ zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji zawierającej informacje dotyczące podstawy zakwalifikowania osoby niepełnosprawnej do udziału w zajęciach klubowych w WTZ;

4)    w związku z prowadzeniem zajęć klubowych w ramach programu prowadzący WTZ zobowiązany jest do wypełniania obowiązku sprawozdawczości, o którym mowa w rozdziale VI ust. 7.

5. Do zadań Biura PFRON należy postępowanie zgodnie z zakresem określonym w programie oraz procedurach jego realizacji, w tym przede wszystkim:
   
   1) zarządzanie i koordynacja realizacji programu;
   2) przyznawanie limitów środków finansowych dla Oddziałów PFRON;
   3) opracowanie ramowego wzoru umowy o realizację programu przez samorząd powiatowy, formularza wystąpienia o przyznanie środków finansowych na realizację programu, formularza sprawozdania samorządu powiatowego z realizacji programu oraz wzoru formularza informacji o wydzielonym rachunku bankowym;
   4) monitorowanie realizacji programu.

6. Do spraw nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosuje się postanowienia ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 511, z późn. zm.) oraz rozporządzenia w sprawie warsztatów terapii zajęciowej (Dz.U.2004.63.587, z dnia 2004.04.15).