Załatwianie spraw w kwestii wpłat

Pełnomocnictwo

Przepisy regulujące udział pełnomocnika w postępowaniu

Od 1 stycznia 2016 r. na mocy ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r., poz. 1649) uległy zmianie przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa  (Dz.U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) regulujące udział pełnomocnika w postępowaniu podatkowym.

W Dziale IV Ordynacji podatkowej po rozdziale 3 ustawodawca dodał rozdział 3a „Pełnomocnictwo”, w którym wyodrębnione zostały trzy rodzaje pełnomocnictw:

  • ogólne
  • szczególne
  • do doręczeń.

Wzory pełnomocnictwa szczególnego, pełnomocnictwa do doręczeń, zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw (Dz.U. z 2015 r. poz. 2330).

WAŻNE! Przepisy dotyczące pełnomocnictw ogólnych zaczną obowiązywać od 1 lipca 2016 r. Wzór pełnomocnictwa ogólnego i wzór zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa ogólnego zostanie określony przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych w drodze rozporządzenia.

WAŻNE! – Pełnomocnictwa dołączone do akt sprawy przed dniem wejścia w życie nowelizacji ustawy, a także ich urzędowo poświadczone odpisy oraz uwierzytelnione odpisy, uznaje się za pełnomocnictwa szczególne w rozumieniu art. 138e znowelizowanej ustawy Ordynacja podatkowa.

 

Osoby mogące być pełnomocnikami

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Na gruncie postępowania podatkowego katalog podmiotów mogących być pełnomocnikami ograniczono wyłącznie do osób fizycznych. Osoba fizyczna, aby być pełnomocnikiem, musi legitymować się pełną zdolnością do czynności prawnych. Bez znaczenia jest wykształcenie, wykonywany zawód czy też kwalifikacje tej osoby. Pomiędzy mocodawcą a pełnomocnikiem nie muszą również zachodzić powiązania rodzinne czy też prawne.

Strona nie może ustanowić w postępowaniu podatkowym jako pełnomocnika osoby prawnej, np. spółki doradztwa podatkowego działającej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej.

Ustawodawca w nowelizacji ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r., poz. 1649) wprowadził instytucję tymczasowego pełnomocnika szczególnego. Przesłanką ustanowienia przez organ tego rodzaju pełnomocnika jest sprawa niecierpiąca zwłoki. Tymczasowy pełnomocnik jest wyznaczany dla nieobecnej osoby fizycznej oraz w przypadku niemożności wszczęcia postępowania lub prowadzenia postępowania wobec osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej z powodu braku powołanych do tego organów lub niemożności ustalenia adresu siedziby, miejsca prowadzenia działalności  lub miejsca zamieszkania osób upoważnionych do reprezentowania jej spraw.

Tymczasowy pełnomocnik jest upoważniony do działania do czasu wyznaczenia kuratora przez sąd.

Tymczasowym pełnomocnikiem szczególnym osoby fizycznej w pierwszej kolejności może być wyznaczony przez organ podatkowy, w trybie art. 138n znowelizowanej ustawy, członek rodziny osoby nieobecnej, jeśli wyrazi na to zgodę, lub, w przypadku braku takiej zgody, adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy.

Tymczasowym pełnomocnikiem dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej jest adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy wyznaczony w takim samym trybie jak tymczasowy pełnomocnik szczególny osoby fizycznej, 

 

Zasady udzielania pełnomocnictwa

I. Pełnomocnictwo szczególne

Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego lub kontroli skarbowej.

Pełnomocnictwo szczególne może być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu.

Pełnomocnik może okazać oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w celu sporządzenia przez organ podatkowy jego urzędowego odpisu i dołączenia do akt sprawy.

Pełnomocnictwo udzielone na piśmie oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu składa się do akt sprawy według wzoru określonego w załączniku odpowiednio nr 1 i 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw (Dz.U. z 2015 r. poz. 2330).  Jeśli w chwili doręczenia dokumentu wydanego  w trakcie prowadzonego postępowania organ podatkowy nie był poinformowany o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa w określonym trybie, przyjmuje się, że decyzja została skutecznie doręczona pełnomocnikowi w trybie art. 153 Ordynacji podatkowej w dniu odmowy jej przyjęcia (wyrok WSA z dnia 29 września 2004 r., III SA/Wa 1647/2003).

Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa szczególnego wywiera skutek od dnia zawiadomienia organu podatkowego. Adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, który wypowiedział pełnomocnictwo, jest obowiązany działać za stronę jeszcze przez dwa tygodnie od wypowiedzenia, chyba, że mocodawca zwolni go od tego obowiązku.

 

II.  Pełnomocnictwo do doręczeń

Pełnomocnik do doręczeń jest obowiązkowo ustanawiany przez stronę, w przypadku, gdy nie ustanowiła pełnomocnika szczególnego, gdy:

  1. zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej;
  2. nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej
    lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej i składa w kraju wniosek
    o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono jej wniosek o wszczęciu postępowania.

Obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń nie istnieje, jeżeli doręczanie korespondencji  następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Podobnie jak w przypadku pełnomocnictwa szczególnego, pełnomocnictwo do doręczeń  może być udzielane na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu.

W przypadku niedopełnienia przez stronę obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń, pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ pozostawia pismo w aktach sprawy. Pełnomocnictwo udzielone na piśmie oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu składa się do akt sprawy według wzoru określonego w załączniku odpowiednio nr 2 i 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw (Dz.U. z 2015 r. poz. 2330).

Strona, ustanawiając więcej niż jednego pełnomocnika o tym samy zakresie lub ustanawiając pełnomocnika ogólnego oraz szczególnego w tej samej sprawie, jest zobowiązana do wyznaczenia jednego z nich jako pełnomocnika do doręczeń.

 

Treść pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo wskazuje dane identyfikujące mocodawcę, w tym identyfikator podatkowy, dane identyfikujące pełnomocnika, w tym jego identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydenta – numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiada identyfikatora podatkowego, adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju, w przypadku adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego – także jego adres elektroniczny.

Zakres pełnomocnictwa szczególnego określony został w Części E Załącznika nr 1 – PPS-1 PEŁNOMOCNICTWO SZCZEGÓLNE Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia  2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw (Dz.U. z 2015 r., poz. 2330).

Zakres pełnomocnictwa do doręczeń określony został w Części E Załącznika nr 2 – PPD-1 PEŁNOMOCNICTWO DO DORĘCZEŃ Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia  2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw (Dz.U. z 2015 r., poz. 2330).

 

Skutki udzielenie pełnomocnictwa

Od zgłoszenia się pełnomocnika procesowego w postępowaniu podatkowym (doręczenia organowi podatkowemu pełnomocnictwa) organ ten ma obowiązek zawiadamiać go o wszystkich czynnościach w sprawie i wzywać do udziału w nich nie na równi ze stroną, ale w pierwszej kolejności przed stroną. Pisma powinny być doręczane pełnomocnikowi.
Pominięcie przez organ podatkowy pełnomocnika strony jest równoznaczne z pominięciem strony w postępowaniu (wyrok NSA z dnia 10 lutego 1987 r., SA/Wr 875/86).
Z orzecznictwa wynika pierwszeństwo pełnomocnika przed podatnikiem w postępowaniu podatkowym. Doręczenie pisma podatnikowi nie jest bowiem wystarczające dla uznania, iż doręczenie to jest skuteczne. Wymaga się tu udziału pełnomocnika (wyrok NSA z dnia 25 czerwca 1997 r., I SA/Lu 157/96). Ustanowienie pełnomocnika zobowiązuje organ administracji do doręczania mu pism kierowanych do strony, a jeżeli obowiązek ten nie jest realizowany, to niedochowanie terminów przez podatnika nie wywołuje skutków prawnych.
Jednoczesne doręczenie pisma stronie i pełnomocnikowi dla strony wywołuje jedynie ten skutek, że strona jest poinformowana o treści pisma. Natomiast skutki prawne, w tym w szczególności bieg terminu do wniesienia środka odwoławczego, związane są z datą skutecznego doręczenia pisma pełnomocnikowi (postanowienie NSA z dnia 11 marca 1997 r., I SA/Po 1333/96). Organ podatkowy postępuje prawidłowo, doręczając decyzję pełnomocnikowi, a nie stronie (wyrok NSA z dnia 25 września 1996 r., SA/Wr 3035/95). Jednak nie ma żadnego znaczenia procesowego fakt, że decyzje doręcza się również stronie postępowania podatkowego ( wyrok NSA z dnia 14 sierpnia 1996 r., SA/Gd 1686/95).

Zasada pierwszeństwa pełnomocnika ma zastosowanie uniwersalne. Dotyczy to każdego etapu postępowań.

 

Domniemany pełnomocnik

Zasadą jest niedopuszczenie do udziału w postępowaniu osoby, która nie legitymuje się ważnym pełnomocnictwem.  Wyjątek od tej zasady został określony w art. 138b § 3 znowelizowanej Ordynacji podatkowej, który to przepis wprowadza instytucję domniemanego pełnomocnika. Istota domniemanego pełnomocnictwa sprowadza się do zaniechania przez organ podatkowy żądania pełnomocnictwa od osoby działającej w imieniu strony w ściśle określonych w ustawie przypadkach. Zaniechanie żądania pełnomocnictwa pozostaje jednak w sferze uznaniowej organu podatkowego prowadzącego postępowanie. Ustawa określa cztery przesłanki zastosowania domniemanego pełnomocnictwa, które powinny zostać spełnione kumulatywnie, a mianowicie: czynność dotyczy nie całej sprawy, ale tylko poszczególnych kwestii procesowych, kwestie procesowe są mniejszej wagi, a więc nie zmieniają istoty sprawy, czynności dokonuje małżonek strony, a także brak jest wątpliwości co do samego upoważnienia i do jego zakresu.

 

Doręczanie pism pełnomocnikowi

Ustawodawca jako zasadę wskazał, że pisma doręcza się stronie. Jednak, gdy strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się jemu. Jeżeli strona działa przez pełnomocnika, nie istnieje obowiązek doręczania korespondencji stronie.

W praktyce może się okazać, że strona, która ustanowiła pełnomocnika, zgłosi wniosek o doręczanie pism również jej. Wówczas organ podatkowy powinien dostosować się do tego wniosku. Doręczenie dokonane w tych warunkach wyłącznie stronie jest skuteczne. Wniosek strony wprowadza skutek w postaci swoistego ograniczenia pełnomocnictwa w zakresie odbioru pism. Wniosek o doręczanie pism stronie powinien być włączony do akt sprawy.

W sytuacji, gdy w postępowaniu uczestniczy pełnomocnik, obowiązek doręczenia pism pełnomocnikowi ma charakter obligatoryjny.

Doręczenie decyzji podatnikowi w sytuacji, gdy w postępowaniu uczestniczy pełnomocnik nie ma żadnego znaczenia procesowego. Ma jedynie charakter informacyjny (wyrok NSA z dnia 14 sierpnia 1996 r., SA/Gd 1686/95). Obowiązek doręczania pism pełnomocnikowi dotyczy również przypadków, gdy pismo wzywa do udziału strony w czynności, której charakter wymaga jej osobistego działania. O przesłuchaniu strony powinien zostać zawiadomiony jej pełnomocnik (wyrok NSA z dnia 27 maja 1998 r., I SA/Kr 827/97).

Nazwisko pełnomocnika wystarczy wpisać na kopercie, w której przesyła się decyzję. Ewentualnie - dla celów biurowych - można uczynić adnotację w aktach, informującą komu i kiedy wysłano przesyłkę (wyrok NSA z dnia 17 listopada 1999 r., III SA 7971/98).
Niekiedy przed wszczęciem postępowania podatkowego podatnik stale działa przez pełnomocnika. Tak jest w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przez doradcę podatkowego lub biuro rachunkowe. W takim przypadku wszczęcie postępowania podatkowego wymaga zawiadomienia także pełnomocnika.

 

Podpisywanie deklaracji przez pełnomocnika

Rozdział 9a w Dziale III Ordynacji podatkowej określa zasadę możliwości podpisywania deklaracji przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być ustanowiona każda osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie musi to być zatem osoba mająca określone uprawnienia (doradca podatkowy, adwokat, radca prawny). Pełnomocnikiem musi być konkretna osoba fizyczna, a nie np. instytucja czy też organizacja. Przepisy te odsyłają
do odpowiedniego stosowania przepisów Ordynacji podatkowej dotyczących pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym. 

Udzielenie pełnomocnictwa nie pozbawia podatnika możliwości podpisania deklaracji. Jednakże udzielenie pełnomocnictwa zwalnia go od podpisywania deklaracji. Nie można mieć zastrzeżeń do deklaracji podpisanych zarówno przez podatnika, jak i jego pełnomocnika.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, upoważniającym jedynie do złożenia podpisu na deklaracji, z wyłączeniem innych działań na rzecz podatnika. Pełnomocnictwo to nie uprawnia np. do sporządzenia deklaracji, co musi wynikać z innego tytułu prawnego. Osoba ustanowiona jedynie do podpisywania deklaracji nie może "poprawiać" danych zawartych w deklaracji. Wszelkie skutki prawno-podatkowe związane z danymi ujawnionymi w deklaracji obciążają podatnika. Pełnomocnik nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności.

W tym kontekście należy zwrócić uwagę na różnice zachodzące pomiędzy pozycją pełnomocnika do podpisywania deklaracji i pełnomocnika procesowego, ustanowionego w trybie przepisów zawartych w Rozdziale 3a w Dziale IV Ordynacji podatkowej. Pełnomocnik procesowy, chcąc podpisywać deklaracje, musi być do tego upoważniony na podstawie art. 80a § 2 ww. ustawy. Nie wystarczy w tym zakresie szerokie pełnomocnictwo udzielone na podstawie znowelizowanej Ordynacji podatkowej.

Data publikacji : 04.06.2008
27.01.2016

Wydział Wpłat Obowiązkowych
Autor: Agnieszka Falska
Statystyka strony: 56736 wizyt