informacje o cookies!

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.

Na stronie znajdziesz najświeższe aktualności dotyczące Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Zapytanie ofertowe dotyczące usługi konferencyjnej i gastronomicznej podczas konferencji w dniu 29 października 2014 r. w ramach projektu „Wsparcie osób niepełnosprawnych ruchowo na rynku pracy IV”

Nr postępowania: 01.03.06-00-081/09/14

Zapytanie ofertowe dotyczące usługi konferencyjnej i gastronomicznej podczas konferencji

w dniu 29 października 2014 r. w ramach projektu „Wsparcie osób niepełnosprawnych ruchowo na rynku pracy IV” współfinasowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

1. Nazwa i adres zamawiającego

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Aleja Jana Pawła II, 13, 00 – 828, Warszawa

NIP: 525-10-00-810

Adres strony internetowej: www.pfron.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa gastronomiczna i konferencyjna w ramach projektu pt. „Wsparcie osób niepełnosprawnych ruchowo na rynku pracy IV”, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I – Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON – projekty systemowe, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

3. Zadania po stronie Wykonawcy

  • złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1) określającym przygotowanie całodziennej przerwy kawowej dla 140 osób (od 9.30 do 15.00), lunchu dla 140 osób, najmu sali konferencyjnej oraz zapewnieniu 10 miejsc parkingowych, w tym minimum 5 miejsc dla osób niepełnosprawnych. Ponadto oferta powinna uwzględniać udostępnienie zastawy stołowej, zapewnienie pełnej obsługi serwisowej oraz możliwość spożycia lunchu przy stołach tradycyjnych dla minimum 140 osób. Ponadto Oferent powinien umożliwić udział w konferencji, jak i spożycie posiłków osobom niepełnosprawnym, w tym osobom poruszającym się na wózkach inwalidzkich,
  • złożenie w terminie załącznika nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań,
  • Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
  • Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 50 dni,
  • bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
  • Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
  • w przypadku firm pośredniczących konieczne jest złożenie dokumentu (umowa/porozumienie) potwierdzającego możliwość realizacji przedmiotowej konferencji w przedstawionym w ofercie obiekcie.

4. Zadania po stronie Zamawiającego

  • przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia konferencji,
  • uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

5. Termin i miejsce wykonania zamówienia:

  • Przedmiot zamówienia należy wykonać w dniu 29.10.2014 r.
  • Czas trwania konferencji 5h - godziny trwania konferencji 10:00-15.00 (możliwość skorzystania z cateringu od godziny 09:30).

6. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

  • posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
  • posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
  • posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
  • znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
  • nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
  • nie zachodzą wobec Wykonawcy przesłanki do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, określone w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.);
  • dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
  • zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2020 r., z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku 2 do niniejszego zapytania.

7. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny jednostkowe oraz wartość zbiorcza zamówienia powinna być podana w złotych polskich (netto i brutto).

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności faktury VAT nie krótszy niż 14 dni.

8. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla 1 osoby, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy zamówienia wymienione w punktach a, b, c. W przypadku nie spełnienia, któregokolwiek z nich oferta zostanie odrzucona.

  1. Całodzienna przerwa kawowa i lunch dla 1 osoby oraz zbiorczo dla 140 osób:

Przerwy kawowe (planowane godziny 9.30 – 15.00): wymagane minimum: kawa rozpuszczalna i mielona, herbata, woda gazowana i niegazowana, soki, ciastka, owoce.

Lunch (planowana godzina 14.00) składający się z:

  1. Zupy
  2. II dania – minimum trzy pełne zestawy do wyboru podczas lunchu (w tym jeden zestaw wegetariański), z surówkami oraz napojami.
  3. Deseru.

Lunch powinien być podany w formie bufetu. Do oferty należy załączyć propozycję menu. Oferta powinna uwzględniać udostępnienie zastawy stołowej, zapewnienie pełnej obsługi serwisowej oraz możliwość spożycia lunchu przy stołach tradycyjnych dla 140 osób. Ponadto, Oferent powinien umożliwić udział w konferencji, jak i spożycie posiłków osobom niepełnosprawnym, w tym osobom poruszającym się na wózkach inwalidzkich.

  1. Najem sali konferencyjnej oraz udostępnienie 10 miejsc parkingowych

Oczekujemy sali szkoleniowej bez dodatkowych zabudowań (kolumny, filary) z krzesełkami lub krzesełkami z blatami dla 140 osób, stołu konferencyjnego dla prelegentów (8 osób), mównicy, komputera, ekranu wraz z rzutnikiem multimedialnym, gniazdka umożliwiającego podłączenie komputera oraz standów umożliwiających właściwe oznakowanie miejsca, gdzie będzie realizowana konferencja. Sala konferencyjna z dostępem do naturalnego oświetlenia powinna posiadać możliwość zaciemnienia oraz posiadać właściwe oświetlenie sztuczne, wentylację oraz klimatyzację z możliwością regulacji temperatury. Zamawiający ponadto oczekuje udostępnienia na czas trwania konferencji 10 miejsc parkingowych, w tym minimum 5 miejsc dla osób niepełnosprawnych (w godzinach 09:30 – 15:00).

  1. Lokalizacja i dostosowanie obiektu do osób niepełnosprawnych, w tym osób poruszających się na wózkach inwalidzkich

Ponadto obiekt, w którym realizowana będzie konferencja powinien znajdować się w odległości maksymalnie 3 kilometrów od Dworca Centralnego w Warszawie oraz powinien być dostosowany dla osób niepełnosprawnych (m.in. posiadać windy dostosowane do przewozu co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej na wózku inwalidzkim wraz z opiekunem; posiadać podjazdy lub platformy przy schodach, umożliwiające dostanie się na wyższy poziom osobom na wózku inwalidzkim; posiadać zaplecze sanitarne dostosowane dla osób o ograniczonych możliwościach ruchu, w tym poruszających się na wózku inwalidzkim).

9. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marcin Pryciak:

Kontakt: tel. 22 505 51 43

e-mail: mpryciak@pfron.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

  1. Oferty muszą być złożone do dnia 01.10.2014 r. do godz. 24.00.
  2. Oferty należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: mpryciak@pfron.org.pl, zatytułowanej następująco: „Oferta na usługę konferencyjną i gastronomiczną w ramach projektu pt.: „Wsparcie osób niepełnosprawnych ruchowo na rynku pracy IV”.
  3. Oferty otrzymane po 01.10.2014 r. nie będą rozpatrywane.
  4. Wybór ofert zakończony zostanie protokołem najpóźniej do dnia 10.10.2014 r.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych.

11. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy

Zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zamówienia powinny być udzielane w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę.

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 8, a także w oparciu o następujące kryteria:

1. Całkowity koszt oferty – 100%

  • sala szkoleniowa, zgodnie z warunkami zawartymi w zapytaniu oraz udostępnienie 10 miejsc parkingowych, w tym minimum 5 miejsc dla osób niepełnosprawnych,
  • koszt całodziennej przerwy kawowej dla 140 osób,
  • koszt obiadu dwudaniowego z zestawem surówek i napojami oraz deserem dla 140 osób.

Całkowity koszt oferty - Zamawiający będzie badał średnią cenę dla całej oferty, sumując ceny jednostkowe poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – całodzienna przerwa kawowa, lunch dla grupy 140 osób oraz najem sali konferencyjnej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

12. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert

  1. Cena – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

(Cmin / Cbad) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Cmin – cena brutto oferty najtańszej

Cbad – cena brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie drogą mailową wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie.

14. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 50 dni od upływu terminu składania ofert.

15. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

16. Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu „Wsparcie osób niepełnosprawnych ruchowo na rynku pracy IV”.

17. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

18. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych

Data publikacji: 2014-09-22
Wydział Realizacji Programów
Autor: Marcin Pryciak