informacje o cookies!

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.

Na stronie znajdziesz najświeższe aktualności dotyczące Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Zapytanie ofertowe na wynajem sali wraz ze sprzętem multimedialnym oraz zapewnienie cateringu podczas konferencji

Zapytanie ofertowe na wynajem sali wraz ze sprzętem multimedialnym oraz zapewnienie cateringu podczas konferencji podsumowującej projekt pn. projektu „Stażw administracji publicznej wsparciem aktywizacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz budowaniem pozytywnego wizerunku osób niepełnosprawnych na rynku pracy”

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Aleja Jana Pawła II 13 00-828 Warszawa NIP: 525-10-00-810 Tel.: (0 22) 505 57 05 e-mail: amaciejko@pfron.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na wynajęciu kompleksowo wyposażonej sali konferencyjnej wraz z możliwością korzystania z posiłków typu przerwy kawowe i lunch wzwiązku z organizacją konferencji upowszechniającej rezultaty projektu. Konferencja dotyczyć będzie podsumowania projektu pn. „Staż w administracji publicznej wsparciem aktywizacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz budowaniem pozytywnego wizerunku osób niepełnosprawnych na rynku pracy”, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I – Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON – projekty systemowe, finansowanego ze środków Unii Europejskiej wramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

4. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków.

Wymagania formalne w stosunku do Wykonawców:

  • posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadają wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
  • posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej ifinansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
  • nie są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lubosobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane zprzygotowaniem iprzeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające wszczególności nauczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lubspółkiosobowej:
  1. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji;
  2. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  3. pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
  • dysponują potencjałem technicznym organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym dowykonania usługi;
  • zobowiązanie Wykonawcy w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zamówieniem do dnia 31 grudnia 2020 r., zzastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej PO KL.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku 2 do niniejszego zapytania.

5.Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny jednostkowe oraz wartość zbiorcza zamówienia powinna być podana w złotych polskich (netto i brutto). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową.

6. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego wponiższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla 1 osoby, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

Oferta powinna uwzględniać udostępnienie zastawy stołowej, zapewnienie pełnej obsługi serwisowej oraz okrągłych stolików barowych/restauracyjnych dla 200 osób.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Zadania po stronie Wykonawcy, który zapewnia:

  • Salę konferencyjną z miejscami do siedzenia dla 200 osób w układzie teatralnym wgodzinach od 10:00 do 15:00;
  • Projektor multimedialny oraz nagłośnienie wraz z obsługą (w tym trzy mikrofony bezprzewodowe);
  • Stanowisko przed salą konferencyjną, w części wspólnej obiektu (hall, foyer), wktórym będzie dokonywana rejestracja uczestników;
  • Catering wraz z pełną obsługą serwisową dla 200 osób, w którego skład będzie wchodzić stała przerwa kawowa (od 9:30 do 15:00) oraz lunch (od 14:00 do 15:00);
  • Miejsce do siedzenia dla osób korzystających z lunchu (zarówno w postaci miejsc siedzących, jak i stojących w stosunku 1:1);
  • Miejsca parkingowe (10 stanowisk) dla pojazdów transportujących osoby niepełnosprawne (od 9:30 do 15:30);
  • Lokalizacja usługi powinna znajdować się w odległości maksymalnie 2 km od Dworca Kolejowego Warszawa Centralna.

Dodatkowe informacje dotyczące realizacji zamówienia:

Opis cateringu:

  1. Przerwa kawowa stała (5h trwania konferencji, w tym możliwość skorzystania zcateringu od godz. 9:30):
    • Kawa i herbata oraz dodatki (cytryna, cukier, mleko, itp.)
    • Soki owocowe;
    • Woda butelkowana, gazowana i niegazowana;
    • Ciasteczka;
    • Zastawa wielorazowa;
  2. Lunch w postaci szwedzkiego stołu (od godziny 14:00 do 15:00):
  3. Pierwsze danie (dwie zupy do wyboru)
  4. Danie drugie (trzy dania do wyboru, w tym danie wegetariańskie);
  5. Dodatki (dodatki skrobiowe, warzywa. itp.);
  6. Deser;
  7. Zastawa wielorazowa;
  8. Szczegółowe menu zostanie ustalone pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym popodpisaniuumowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia niewielkich zmian dot. godziny lunchu, w zależności od programu konferencji.

7. Opis sposobu obliczania ceny:

Wykonawca określa cenę dla przedmiotu zamówienia, podając ją w kwocie brutto (zpodatkiem VAT) oraz netto (bez podatku VAT). Wykonawca proszony jest o wycenę poszczególnych elementów zamówienia. Walutą wyceny jest PLN.

8. Termin realizacji zamówienia:

27 maja 2014 r.

9. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami:

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Anna Maciejko – Kierownik Projektu: tel. 22505 57 05, e-mail: anna.maciejko@pfron.org.pl

Z w/w osobą należy się kontaktować we wszelkich sprawach dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania Wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, ażdorozstrzygnięcia wyboru.

10. Rodzaj i opis kryteriów:

Zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków wramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zamówienia powinny być udzielane w oparciu onajbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę.

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 3, w oparciu o następujące kryteria:

  1. Cena – 70% - (Cena brutto oferty najtańszej/cena brutto oferty badanej)* 70%*100 = liczba punktów;
  2. Lokalizacja (odległość od Dworca Kolejowego Warszawa Centralna) - 30% - (najkrótsza odległość sali/ odległość oferty badanej)* 30%*100 = liczba punktów.

11. Sposób oceny ofert:

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, której stosunek wartości brutto usługi dolokalizacji będzie najkorzystniejszy, tj. uzyska najwyższą liczbę punktów.

12. Określenie miejsca, sposobu i terminu składania ofert:

Termin składania ofert do: 23.04.2014 r. do godz. 12.00.

Sposób składania ofert: drogą elektroniczną na podany niżej adres e-mail:amaciejko@pfron.org.pl

13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarciaumowy

W dniu 25.04.2014 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejsze oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi dnia 28 kwietnia 2014 r.

14. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 60 dni od upływu terminu składania ofert.

15. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

16. Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu „Staż w administracji publicznej wsparciem aktywizacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz budowaniem pozytywnego wizerunku osób niepełnosprawnych na rynku pracy”.

17. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane sązZamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane zprzygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lubkapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami wrozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych może odstąpić od podpisania umowy bezpodania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania niezobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych doakceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje doskładania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie może być pociągany doodpowiedzialności zajakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów wzwiązku z przygotowaniem idostarczeniem oferty.

18. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych.

Data publikacji: 2014-04-08
Wydział Realizacji Programów
Autor: Anna Maciejko