Zachęcamy do zapoznania się z Programami realizowanymi przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Procedury realizacji programu „STABILNE ZATRUDNIENIE” - 2018 r.
I. Definicje pojęć:
Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:
- działaniach aktywizacyjnych – należy przez to rozumieć działania wskazane w rozdziale VIII ust. 1 programu;
- instytucjach kultury – należy przez to rozumieć państwowe oraz samorządowe instytucje kultury;
- instytucjach publicznych – należy przez to rozmieć organy i instytucje określone w rozdziale VI ust. 1 pkt 1 programu;
- jednostkach samorządu terytorialnego – należy przez to rozumieć samorząd gminny, samorząd powiatowy, samorząd województwa;
- osobie zależnej – należy przez to rozumieć osobę wymagającą ze względu na stan zdrowia lub wiek stałej opieki, połączoną więzami rodzinnymi lub powinowactwem z beneficjentem ostatecznym lub pozostającą z nim we wspólnym gospodarstwie domowym;
- procedurach – należy przez to rozumieć procedury realizacji programu „STABILNE ZATRUDNIENIE – osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej”;
- Wnioskodawcy – należy przez to rozumieć podmiot uprawniony do ubiegania się o przyznanie dofinansowania w ramach programu, określony w Rozdziale VI ust. 3 programu;
- wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie działań aktywizacyjnych w ramach programu.
II. Podstawa prawna
Art. 51 ust. 3 pkt 3 w związku z art. 47 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 511, z późn. zm.) oraz uchwała nr 11/2016 Rady Nadzorczej PFRON z dnia 8 grudnia 2016 r. w sprawie zatwierdzenia programu ,,STABILNE ZATRUDNIENIE – osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej”, zmieniona uchwałą nr 7/2017 Rady Nadzorczej PFRON z dnia 17 lipca 2017 r.
III. Postanowienia ogólne
- W programie, stanowiącym załącznik do uchwały Rady Nadzorczej PFRON, określone zostały w szczególności:
- cele programu –w rozdziale IV programu;
- zasięg i okres realizacji programu – w rozdziale V programu;
- podmioty uprawione do udziału w programie (adresaci programu, wnioskodawcy i beneficjenci ostateczni) – w rozdziale VI programu;
- warunki uczestnictwa w programie – w rozdziale VII programu;
- formy i zakres pomocy – w rozdziale VIII programu;
- warunki pomocy – w rozdziale IX programu;
- źródła finansowania programu – w rozdziale XI programu.
- W niniejszym dokumencie, stanowiącym integralną część programu, uregulowane zostały:
- zasady składania oraz tryb rozpatrywania wniosków;
- zasady kwalifikowalności kosztów;
- zasady przekazywania i rozliczania środków PFRON.
- Maksymalna wysokość dofinansowania o jaką może ubiegać się Wnioskodawca w ramach programu określona została w rozdziale VIII ust. 3-4 programu.
- Wnioskodawca może wnieść wkład własny finansowy (ze źródeł innych niż PFRON) do realizacji działań aktywizacyjnych zgłoszonych we wniosku złożonym w ramach programu.
IV. Zasady składania oraz tryb rozpatrywania wniosków
IV.1. Zasady i termin składania wniosków
- Wnioskodawcy składają wnioski w Oddziałach PFRON właściwych terytorialnie ze względu na miejsce zatrudnienia beneficjentów ostatecznych. Wnioski mogą być składane w trybie ciągłym.
- Wniosek sporządza się na formularzu, stanowiącym załącznik do procedur. W jednym wniosku może być zgłoszonych kilka działań aktywizacyjnych.
- Wymagane jest dostarczenie (wraz z wnioskiem) budżetu działań aktywizacyjnych również w wersji elektronicznej (plik MS Excel).
- Za datę złożenia wniosku uważa się datę jego wpływu do Oddziału PFRON, a w przypadku wniosków składanych drogą pocztową, datę stempla pocztowego.
- Wniosek stanowi ofertę zawarcia umowy cywilnoprawnej i jego rozpatrzenie nie podlega przepisom kodeksu postępowania administracyjnego.
- PFRON nie refunduje kosztów związanych z przygotowaniem wniosku.
IV.2. Ocena formalna wniosków
- Ocena formalna wniosków przeprowadzana jest w terminie 15 dni roboczych, licząc od daty wpływu wniosku do Oddziału PFRON.
- Podczas oceny formalnej sprawdzane jest czy:
- Wnioskodawca spełnia warunki uprawniające do złożenia wniosku;
- wniosek dotyczy działań aktywizacyjnych wskazanych w programie;
- wnioskowana kwota dofinansowania spełnia warunki wskazane w programie;
- dotrzymany został warunek dostarczenia wersji elektronicznej budżetu działań aktywizacyjnych;
- wniosek został podpisany przez osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań finansowych i składania oświadczeń woli w imieniu Wnioskodawcy;
- wniosek jest kompletny, zawiera wszystkie wymagane załączniki, czy jest wypełniony we wszystkich wymaganych punktach.
- Ewentualne nieścisłości, błędy lub braki muszą zostać poprawione lub uzupełnione przez Wnioskodawcę w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania wezwania z PFRON do ich usunięcia. Wezwanie Wnioskodawcy do poprawienia lub uzupełnienia wniosku nie wstrzymuje biegu terminu oceny formalnej, o którym mowa w ust. 1. Dopuszcza się możliwość przekazania przez PFRON wezwania wyłącznie pocztą elektroniczną (skan pisma) na adres e-mail Wnioskodawcy podany we wniosku – w takiej sytuacji PFRON w tym samym dniu potwierdza wysłanie wiadomości pocztą elektroniczną w rozmowie telefonicznej z osobą upoważnioną do składania wyjaśnień dotyczących wniosku.
IV.3. Ocena merytoryczna wniosków
- Wnioski ocenione pozytywnie pod względem formalnym, podlegają ocenie merytorycznej, która przeprowadzana jest w terminie 20 dni roboczych od daty zakończenia oceny formalnej.
- Podczas oceny merytorycznej wniosku sprawdzane jest czy:
- zaplanowane we wniosku działania aktywizacyjne umożliwiają realizację celów programu;
- terminy realizacji poszczególnych działań aktywizacyjnych (wskazane w harmonogramie) zostały zaplanowane właściwie;
- przedstawione w budżecie koszty są niezbędne do poniesienia ze względu na zaplanowane działania aktywizacyjne;
- przedstawione w budżecie koszty są racjonalne i efektywne (zgodnie z zasadą racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi);
- budżet został przygotowany poprawnie (czy nie zawiera błędów, czy poszczególne pozycje kosztów zawierają prawidłową kalkulację).
IV.4. Decyzje finansowe PFRON
- Wnioski ocenione pozytywnie pod względem merytorycznym przekazywane są do decyzji Pełnomocników Zarządu PFRON w Oddziałach PFRON.
- Decyzja Pełnomocników Zarządu PFRON dotyczy wysokości przyznanego dofinansowania oraz rodzajów kosztów objętych dofinansowaniem.
- Oddział PFRON powiadamia Wnioskodawcę o podjętej decyzji, w formie pisemnej, w terminie 5 dni roboczych, licząc od daty podjęcia tej decyzji, przy czym decyzje negatywne wymagają uzasadnienia.
- Wnioskodawca zobowiązany jest zgłosić bezzwłocznie do Oddziału PFRON wszelkie informacje o zmianach mogących mieć wpływ na wysokość przyznanego dofinansowania.
V. Zasady kwalifikowalności kosztów
- Koszty działań aktywizacyjnych uznaje się za kwalifikowalne, o ile:
- są niezbędne do realizacji celów programu;
- spełniają wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
- są uwzględnione w budżecie działań aktywizacyjnych;
- są faktycznie poniesione w okresie objętym umową zawartą pomiędzy Wnioskodawcą a PFRON, w trybie i na warunkach określonych w tej umowie;
- są poparte dowodami księgowymi i wykazane w dokumentacji finansowej Wnioskodawcy;
- są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa;
- nie zostały wymienione w katalogu kosztów niekwalifikowalnych.
- W przypadku adaptacji pomieszczeń i otoczenia zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, a także w przypadku adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających beneficjentom ostatecznym wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy, za kwalifikowalne uznaje się w szczególności koszty:
- budowy lub modernizacji pochylni i dojścia do budynku, zapewniających osobom niepełnosprawnym dostęp do pomieszczeń budynku;
- dostawy, zakupu i montażu podnośnika, platformy schodowej, transportera schodowego, windy przyściennej, innych urządzeń do transportu pionowego;
- dostawy, zakupu i montażu poręczy i uchwytów w ciągach komunikacyjnych oraz uchwytów ułatwiających korzystanie z urządzeń higieniczno-sanitarnych;
- robót związanych z likwidacją progów oraz przystosowaniem ciągów komunikacyjnych i innych przejść o zróżnicowanych poziomach podłogi do poruszania się na wózku inwalidzkim;
- zakupu i montażu drzwi wejściowych oraz wewnętrznych o szerokości w świetle co najmniej 90 cm, zakupu i montażu drzwi przesuwnych;
- przystosowania podłoża pod wykładzinę antypoślizgową oraz zakupu i ułożenia wykładziny antypoślizgowej w ciągach komunikacyjnych;
- dostosowania pomieszczeń higieniczno-sanitarnych do potrzeb osób niepełnosprawnych, a także adaptacji pomieszczeń na pomieszczenia higieniczno-sanitarne – w przypadkach, gdy ze względów technicznych korzystne jest ich takie usytuowanie;
- zakupu i montażu instalacji dźwiękowej i świetlnej – sygnalizacyjnej i alarmowej w pomieszczeniach budynków dostępnych dla osób niepełnosprawnych;
- zakupu i montażu urządzeń wspomagających odbiór dźwięku w salach wykładowych;
- zakupu i montażu tablic z informacją pisaną i piktograficzną;
- oznakowania wyposażenia lokali i ciągów komunikacyjnych alfabetem brajla, różnym kolorem lub fakturą;
- zakupu i montażu pętli induktofonicznej, sprzętu i programów komputerowych służących komunikowaniu się, zakupu i montażu wzmacniacza do telefonu.
- W przypadku szkoleń beneficjentów ostatecznych i szkoleń pracowników Wnioskodawcy w zakresie umiejętności współpracy z beneficjentami ostatecznymi (w tym szkoleń pracowników pomagających beneficjentom ostatecznym w pracy), za kwalifikowalne uznaje się koszty:
- usług szkoleniowych, przy czym pod pojęciem „usługi szkoleniowej” należy rozumieć wszelkie koszty związane z organizacją szkolenia, poniesione przez firmę szkoleniową, na które składają się koszty: wynagrodzenia wykładowców, opłaty za wynajęcie sali szkoleniowej, wyżywienia lub zakwaterowania uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy), materiałów szkoleniowych;
- usługi tłumacza języka migowego, tłumacza przewodnika, lektora dla osób niewidomych;
- transportu zbiorowego uczestników szkolenia – w przypadku szkoleń organizowanych poza miejscem zamieszkania uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy);
- jeżeli nie został zorganizowany przez Wnioskodawcę transport zbiorowy na szkolenie stosuje się następujące zasady:
- kwalifikowalne są koszty związane z przejazdem uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy) publicznymi lub prywatnymi środkami transportu (bilety kolejowe II klasą z miejscówką, a w przypadku gdy na danej trasie, zgodnie z oświadczeniem uczestnika szkolenia, nie jest możliwe wykupienie tego rodzaju biletu – bilety kolejowe I klasą, bilety autobusowe, bilety komunikacji miejskiej lub prywatnej),
- koszty poniesione przez beneficjenta ostatecznego (osobę niepełnosprawną) w związku z przejazdem samochodem prywatnym są kwalifikowalne z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.); beneficjent ostateczny zobowiązany jest przedstawić oświadczenie, w którym musi wskazać trasę przejazdu (od – do), liczbę kilometrów, numer rejestracyjny samochodu własnego lub użytkowanego,
- Wnioskodawca zobowiązany jest przygotować i udostępniać na żądanie PFRON zestawienie kosztów związanych z dojazdem poszczególnych uczestników szkolenia (załącznikiem do zestawienia muszą być dowody otrzymania przez uczestników szkolenia refundacji kosztów dojazdów); jeżeli nie zachodzi sytuacja opisana w pkt 1, za kwalifikowalne uznaje się również następujące koszty poniesione przez Wnioskodawcę:
- wynagrodzenia wykładowców wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne (w ramach wynagrodzenia strony mogą uwzględnić ewentualne koszty dojazdów);
- wynajęcia sal szkoleniowych;
- zakwaterowania uczestników szkolenia – w przypadku szkoleń organizowanych poza miejscem zamieszkania uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy);
- wyżywienia uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy);
- materiałów szkoleniowych;
- zakwaterowania wykładowców – w przypadku szkoleń organizowanych poza miejscem zamieszkania wykładowców;
- wyżywienia wykładowców.
- W przypadku organizacji przez Wnioskodawcę dowozu beneficjentów ostatecznych z miejsca zamieszkania do zakładu pracy i powrotu – za kwalifikowalne uznaje się koszty:
- usługi transportowej – od pojęciem „usługi transportowej” należy rozumieć sytuację, gdy Wnioskodawca zleci firmie prowadzącej działalność związaną z przewozem osób niepełnosprawnych organizację dowozu beneficjentów ostatecznych z miejsca zamieszkania do zakładu pracy i powrotu (firma odpowiada m.in. za zapewnienie środków transportu przystosowanych do przewozu osób niepełnosprawnych i obsługi); jeżeli nie zachodzi sytuacja opisana w pkt 1, za kwalifikowalne uznaje się następujące koszty poniesione przez Wnioskodawcę:
- wynagrodzenia kierowcy wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne (w części odpowiadającej bezpośredniemu zaangażowaniu w realizację zadania);
- zakupu paliwa.
- W przypadku dodatku motywacyjnego stosuje się następujące zasady:
- dodatek stanowi świadczenie na rehabilitację zawodową, wypłacane ze środków finansowych PFRON (dodatek nie jest częścią wynagrodzenia beneficjenta ostatecznego zatrudnionego w ramach programu);
- wypłata dodatku może nastąpić, o ile beneficjent ostateczny ponosi dodatkowe koszty aktywizacji zawodowej, takie jak koszty związane z zatrudnieniem tłumacza języka migowego lub asystenta, zakwaterowaniem, opieką nad osobą zależną – beneficjent ostateczny zobowiązany jest przedłożyć Wnioskodawcy informacje (i ewentualnie, na wezwanie Wnioskodawcy, dokumenty źródłowe) uzasadniające wypłatę dodatku;
- decyzję w sprawie wypłaty dodatku danemu beneficjentowi ostatecznemu podejmuje Wnioskodawca na podstawie analizy informacji (i ewentualnie dokumentów źródłowych) przedłożonych Wnioskodawcy przez beneficjenta ostatecznego;
- dodatek może być wypłacany beneficjentowi ostatecznemu przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy;
- wypłata przez Wnioskodawcę dodatku musi nastąpić w okresie zatrudnienia beneficjenta ostatecznego;
- za kwalifikowalny uznaje się dodatek nie przekraczający kwoty 400 zł miesięcznie dla każdego beneficjenta ostatecznego objętego tą formą pomocy, z zastrzeżeniem pkt 7;
- jeżeli beneficjent ostateczny ponosi dodatkowe koszty związane z dojazdem do i z zakładu pracy, wysokość dodatku może zostać podwyższona o maksymalnie 200 zł (do 600 zł) miesięcznie, pod warunkiem, iż pracodawca nie zapewnił dowozu beneficjentów ostatecznych do i z zakładu pracy;
- wypłata dodatku przez Wnioskodawcę, w danym miesiącu, powinna nastąpić najpóźniej z wypłatą beneficjentowi ostatecznemu wynagrodzenia za pracę za ten miesiąc;
- wysokość dodatku ulega w danym miesiącu proporcjonalnemu obniżeniu, w przypadku nieobecności beneficjenta ostatecznego w pracy w tym miesiącu (np. urlop lub zwolnienie lekarskie);
- dodatek nie podlega rozliczeniu – dowody księgowe, dotyczące sfinansowanych z dodatku kosztów aktywizacji zawodowej, nie podlegają kontroli przez PFRON.
- Koszty związane z realizacją działań aktywizacyjnych kwalifikowalne są z uwzględnieniem zasady memoriałowej, wynikającej z postanowień art. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, z późn. zm.). Zgodnie z tą zasadą przychody i koszty uważa się za osiągnięte lub poniesione w momencie ich wystąpienia, niezależnie od terminu ich zapłaty.
- W ramach kosztów inwestycyjnych wykazywane są koszty dotyczące środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa przekracza 10.000 zł, a przewidywalny okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż 1 rok.
- W przypadku, gdy Wnioskodawca jest podatnikiem VAT wartość podatku VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym, chyba że Wnioskodawca będąc podatnikiem podatku VAT nie jest uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, ze względu na wyłączenie możliwości odliczenia podatku naliczonego, wynikające z obowiązujących przepisów prawa.
- Wnioskodawcy posiadający uprawnienie do odliczania podatku naliczonego VAT wykazują w budżecie koszty w kwotach netto (z wyjątkiem kosztów w odniesieniu do których nie przysługuje Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku VAT w całości lub w części), a Wnioskodawcy nieposiadający takiego uprawnienia – w kwotach brutto.
- Wnioskodawca zobowiązany jest przy korzystaniu ze środków PFRON do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.).
VI. Zasady przekazywania i rozliczania środków PFRON
- Wysokość przyznanego dofinansowania, sposób przekazania środków finansowych oraz termin i sposób ich rozliczenia określa umowa o dofinansowanie działań aktywizacyjnych w ramach programu, zawarta pomiędzy PFRON a Wnioskodawcą, zwana dalej „umową o dofinansowanie”.
- Wzór umowy o dofinansowanie stanowi załącznik do procedur.
- Przekazanie przez PFRON środków finansowych nastąpi według następujących zasad:
- zaliczkowo, na rachunek bankowy wydzielony dla środków otrzymywanych z PFRON w ramach umowy o dofinansowanie:
- pierwsza transza zaliczkowo do wysokości 50% przyznanego dofinansowania,
- druga transza zaliczkowo po rozliczeniu przez Wnioskodawcę co najmniej 60% transzy pierwszej i uznaniu tego rozliczenia przez PFRON,
- w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość przekazania środków finansowych w całości (w formie jednorazowej transzy zaliczkowej) po podpisaniu umowy; decyzję w przedmiotowej sprawie podejmują Pełnomocnicy Zarządu PFRON w Oddziałach PFRON;
albo
- na podstawie przedłożonego przez Wnioskodawcę sprawozdania z realizacji działań aktywizacyjnych – w formie zwrotu kosztów działań aktywizacyjnych poniesionych przez Wnioskodawcę po dniu podpisania umowy o dofinansowanie; przekazanie środków nastąpi na rachunek bankowy Wnioskodawcy:
- w dwóch transzach na podstawie złożonego sprawozdania częściowego oraz sprawozdania końcowego z realizacji działań aktywizacyjnych, albo
- w całości (w formie jednorazowej transzy) po złożeniu przez Wnioskodawcę sprawozdania końcowego z realizacji działań aktywizacyjnych.
- zaliczkowo, na rachunek bankowy wydzielony dla środków otrzymywanych z PFRON w ramach umowy o dofinansowanie: