Szczegóły aktualności - PFRON

Zapytanie ofertowe na wynajem sali wraz ze sprzętem multimedialnym oraz zapewnienie cateringu podczas konferencji podsumowującej projektpt. „Stażwadministracji publicznej wsparciem aktywizacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz budowaniem pozytywnego wizerunku osób niepełnosprawnych na rynku pracy II”

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Aleja Jana Pawła II 13 00-828 Warszawa NIP: 525-10-00-810 Tel.: 600967395 e-mail: bglodek@pfron.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na wynajęciu kompleksowo wyposażonej sali konferencyjnej (w obiekcie dostosowanym do osób niepełnosprawnych) wraz z możliwością korzystania z posiłków typu przerwy kawowe stałe i lunch wzwiązku z organizacją konferencji upowszechniającej rezultaty projektu pt. „Stażwadministracji publicznej wsparciem aktywizacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz budowaniem pozytywnego wizerunku osób niepełnosprawnych na rynku pracy II” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I – Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON – projekty systemowe, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej wramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków.

Wymagania formalne w stosunku do Wykonawców:

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadają wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej ifinansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• nie są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przezpowiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lubosobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane zprzygotowaniem iprzeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające wszczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej:
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,pełnomocnika;
4. pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;

• dysponują potencjałem technicznym organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym dowykonania usługi;
• zobowiązanie Wykonawcy w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zamówieniem do dnia 31 grudnia 2020 r., zzastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej PO KL.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku 2 do niniejszego zapytania.

5.Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny jednostkowe oraz wartość zbiorcza zamówienia powinna być podana w złotych polskich – PLN (netto i brutto). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymaganytermin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

6. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego wponiższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla 1 osoby, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

Oferta powinna uwzględniać udostępnienie zastawy stołowej, zapewnienie pełnej obsługi serwisowej oraz okrągłych stolików barowych/restauracyjnych dla 200 osób.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Wykonawca ponosi samodzielnie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.

Zadania po stronie Wykonawcy, który zapewnia:

• Salę konferencyjną z miejscami do siedzenia dla 200 osób w układzie teatralnym wgodzinach od 10:00 do 15:00. Zamawiający oczekuje sali konferencyjnej bezdodatkowych zabudowań (kolumny, filary) z krzesłami lub krzesłami z blatami dla 200 osób, stołu konferencyjnego dla prelegentów (8 osób), gniazdka umożliwiającego podłączenie laptopa prelegenta oraz standów umożliwiających właściwe oznakowanie miejsca, gdzie będzie realizowana konferencja. PonadtoZamawiający oczekuje sali z dostępem do naturalnego oświetlenia zmożliwością zaciemnienia oraz właściwego sztucznego oświetlenia, jak również wentylacji i klimatyzacji sali z możliwością regulacji temperatury.
• Ekran i projektor multimedialny oraz nagłośnienie wraz z obsługą (w tym trzy mikrofony bezprzewodowe);
• Stanowisko przed salą konferencyjną, w części wspólnej obiektu (hall, foyer), wktórym będzie dokonywana rejestracja uczestników. Wykonawca zapewni możliwość przygotowania i oznaczenia miejsca konferencji przez Zamawiającego min. 1,5 godziny przed rozpoczęciem rejestracji (która planowana jest od godz. 9:30);
• Catering wraz z pełną obsługą serwisową dla 200 osób, w którego skład będzie wchodzić stała przerwa kawowa (od 9:30 do 15:00) oraz lunch (od 14:00 do 15:00);
• Miejsce do siedzenia dla osób korzystających z lunchu, w tym osób poruszających się na wózkach inwalidzkich;
• Miejsca parkingowe (10 stanowisk) dla pojazdów transportujących osoby niepełnosprawne (od 9:30 do 15:00). Obiekt powinien zapewniać swobodne, bezpośrednie przemieszczenie się osób niepełnosprawnych korzystających z parkingu do miejsca realizacji konferencji;
• Lokalizacja usługi powinna znajdować się w odległości maksymalnie 2 km od Dworca Kolejowego Warszawa Centralna;
• Sala konferencyjna, miejsce rejestracji oraz przestrzeń cateringowa powinny mieścić się na tym samym poziomie, a standard obiektu oraz sali powinien spełniać minimum cztery gwiazdki.

Dodatkowe informacje dotyczące realizacji zamówienia:

Miejsce konferencji powinno być dostosowane do osób niepełnosprawnych:

- posiadać windy dostosowane do przewozu co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej nawózku inwalidzkim wraz z opiekunem;

- posiadać podjazdy lub platformy przy schodach, umożliwiające dostanie się na wyższy poziom osobom na wózkach inwalidzkich;

- posiadać zaplecze sanitarne dostosowane dla osób o ograniczonych możliwościach ruchu, wtym osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Opis cateringu:

1. Przerwa kawowa stała (5h trwania konferencji, w tym możliwość skorzystania zcateringu od godz. 9:30):
   • Kawa i herbata oraz dodatki (cytryna, cukier, mleko/śmietanka do kawy, itp.)
   • Soki owocowe;
   • Woda butelkowana, gazowana i niegazowana;
   • Świeże owoce sezonowe i egzotyczne;
   • Ciasteczka kruche, babeczki bankietowe;
   • Zastawa wielorazowa;
2. Lunch w postaci szwedzkiego stołu (od godz. 14:00 do godz. 15:00):
3. Pierwsze danie (dwie zupy do wyboru);
4. Danie drugie (minimum trzy dania do wyboru, w tym danie wegetariańskie);
5. Dodatki (dodatki skrobiowe, warzywa. itp.);
6. Deser (dwa do wyboru);
7. Zastawa wielorazowa;
8. Szczegółowe menu zostanie ustalone pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym popodpisaniuumowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia niewielkich zmian dot. godziny lunchu, w zależności od uzgodnionego programukonferencji.

7. Opis sposobu obliczania ceny:

Wykonawca określa cenę dla przedmiotu zamówienia, podając ją w kwocie brutto (zpodatkiem VAT) oraz netto (bez podatku VAT). Wykonawca proszony jest o wycenę poszczególnych elementów zamówienia. Walutą wyceny jest PLN.

8. Termin realizacji zamówienia:

21 kwietnia 2015 r.

9. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami:

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest p. Bartosz Głodek – Specjalista ds. promocji: tel. 22 5055512, e-mail: bglodek@pfron.org.pl

Z ww. osobą należy się kontaktować we wszelkich sprawach dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania Wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, ażdorozstrzygnięcia wyboru.

10. Rodzaj i opis kryteriów:

Zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowania wydatków wramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zamówienia powinny być udzielane w oparciu onajbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę.

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 4, w oparciu onastępującekryteria:

1. Cena – 70% – (Cena brutto oferty najtańszej/cena brutto oferty badanej)* 70%*100 = liczba punktów;
2. Lokalizacja (odległość od Dworca Kolejowego Warszawa Centralna) - 30% - (najkrótsza odległość sali/ odległość oferty badanej)* 30%*100 = liczba punktów.

11. Sposób oceny ofert:

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, której stosunek wartości brutto usługi dolokalizacji będzie najkorzystniejszy, tj. uzyska najwyższą liczbę punktów.

12. Określenie miejsca, sposobu i terminu składania ofert:

Termin składania ofert: do 25.03.2015 r. do godz. 16.00.

Sposób składania ofert: drogą elektroniczną na podany niżej adres email:bglodek@pfron.org.pl

13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarciaumowy

W dniach 26-27.03.2015 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 27.03.2015 r.

14. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

15. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

16. Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pt. „Stażwadministracji publicznej wsparciem aktywizacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz budowaniem pozytywnego wizerunku osób niepełnosprawnych na rynku pracy II”.

17. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane sązZamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane zprzygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lubkapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami wrozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych może odstąpić od podpisania umowy bezpodania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania niezobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych doakceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje doskładania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie może być pociągany doodpowiedzialności zajakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów wzwiązku z przygotowaniem idostarczeniem oferty.

Załączniki:

Zał. nr 1 - Formularz ofertowy ;

Zał. nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych .