Szczegóły aktualności - PFRON

Nie tylko nowy wygląd, ale przede wszystkim mniej pracy

System Obsługi Dofinansowań i Refundacji (SODiR) od lat wspiera obsługę dofinansowań do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami oraz refundacji składek na ubezpieczenia społeczne. Obecna wersja systemu – SODiR 2.0 – została uruchomiona w 2004 roku i przez ponad 20 lat była rozwijana oraz dostosowywana do zmieniających się potrzeb. Zdecydowaliśmy się jednak na stworzenie nowej wersji systemu od podstaw.
SODiR 3.0 ma być bardziej nowoczesny, intuicyjny i dostępny. Jedną z najważniejszych zmian będzie jednak nie to, co użytkownik zobaczy na ekranie, ale to, czego nie będzie już musiał robić samodzielnie.
Chodzi przede wszystkim o ograniczenie ręcznego przepisywania danych, automatyczne wykorzystanie informacji znajdujących się już w systemach publicznych oraz szybsze sprawdzanie poprawności składanych dokumentów.
W efekcie użytkownik będzie mógł poświęcić mniej czasu na czynności techniczne, a więcej na kontrolę informacji i obsługę swojej sprawy.

Dane raz wprowadzone nie muszą być wpisywane ponownie

Jednym z największych źródeł pracy przy obsłudze wniosków jest ręczne wprowadzanie danych. Dotyczy to szczególnie podmiotów, które regularnie składają dokumenty i w każdym kolejnym okresie korzystają z podobnego zestawu informacji.
SODiR 3.0 ma to ograniczyć.
System będzie mógł korzystać z danych pochodzących z innych rejestrów i systemów publicznych. Wśród planowanych rozwiązań znajduje się m.in. integracja z wybranymi rejestrami publicznymi, w tym z KRUS, rejestrem PESEL, REGON, TERYT oraz Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jeżeli określonych informacji nie będzie można pobrać z odpowiednich rejestrów, wówczas system będzie mógł wykorzystać dane znajdujące się we wcześniejszych wnioskach.

W praktyce oznacza to prostą zasadę:
jeżeli system ma już potrzebną informację, użytkownik nie powinien być proszony o ponowne jej wpisywanie.

To pozornie niewielka zmiana, ale przy regularnym składaniu wniosków może znacząco ograniczyć liczbę wykonywanych czynności.

Automatyzacja oznacza także mniej błędów

Każde ręczne przepisanie danych to ryzyko pomyłki. Literówka, błędna liczba, pominięte pole czy nieaktualna informacja mogą oznaczać konieczność poprawienia dokumentu, złożenia korekty lub dodatkowego wyjaśnienia.
Dlatego automatyzacja ma znaczenie nie tylko dla oszczędności czasu.
SODiR 3.0 ma zwiększyć spójność danych oraz umożliwić szybsze wykrywanie nieprawidłowości. System będzie weryfikował dane już podczas ich wprowadzania, co umożliwi na wcześniejszym etapie zweryfikowanie informacji i wskazanie użytkownikowi źródła problemu.
To zmieni sposób pracy. Zamiast dowiedzieć się o błędzie dopiero po przesłaniu dokumentu, użytkownik otrzyma informację już podczas jego przygotowywania.

Automatyzacja działa jak dodatkowa kontrola poprawności

Nie oznacza to oczywiście, że system przejmie odpowiedzialność za użytkownika. Nadal będzie on zatwierdzał informacje i odpowiadał za prawidłowość składanych dokumentów. System ma jednak pomóc mu wykonać te zadania szybciej i z mniejszym ryzykiem błędu. Właśnie ograniczenie pracy ręcznej, większa spójność danych i szybsze wykrywanie błędów ma być jedną z kluczowych korzyści SODiR 3.0.

Największą różnicę odczują użytkownicy obsługujący wiele spraw

Dla osoby składającej pojedynczy wniosek oszczędność kilku czynności może wydawać się niewielka. Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku pracodawcy zatrudniającego większą liczbę osób z niepełnosprawnościami albo biura rachunkowego obsługującego wielu klientów.
Jeżeli podobną czynność trzeba wykonać kilkadziesiąt lub kilkaset razy, każda automatyzacja zaczyna mieć realne znaczenie.
Ograniczenie konieczności ręcznego wprowadzania tych samych informacji może oznaczać:

• mniej pól do uzupełnienia,
• mniej kopiowania danych między dokumentami,
• mniej czasu poświęconego na sprawdzanie, czy wszystkie informacje są aktualne,
• mniejsze ryzyko pomyłek,
• mniej korekt i dodatkowej korespondencji,
• mniej czasu na analizowanie wezwań wynikających z popełnionych błędów. 

Dlatego SODiR 3.0 będzie szczególnie istotny dla użytkowników, którzy wykonują te same operacje regularnie i na dużą skalę.  
Najważniejszą korzyść z automatyzacji można podsumować bardzo prosto: użytkownik ma mniej czasu poświęcać na obsługę systemu, a więcej na właściwą realizację swoich zadań.
SODiR 3.0 ma przejąć część pracy związanej z pobieraniem i sprawdzaniem danych, ograniczyć konieczność ich wielokrotnego wprowadzania oraz ułatwić wykrywanie błędów.
Dla pracodawcy oznacza to sprawniejszą obsługę dofinansowań. Dla biura rachunkowego – możliwość efektywniejszej obsługi wielu klientów. Dla pozostałych użytkowników – prostsze korzystanie z usług PFRON.

Właśnie na tym polega praktyczny wymiar cyfryzacji: technologia nie ma dodawać kolejnych obowiązków. Ma zdejmować z użytkownika te czynności, które może wykonać za niego system.

I to właśnie jest jedna z najważniejszych zmian, jakie ma przynieść SODiR 3.0.