Na stronie znajdziesz najświeższe aktualności dotyczące Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
Zapytanie ofertowe dotyczące usługi konferencyjnej i gastronomicznej podczas konferencji w dniu 21 października 2014r. w ramach projektu „Wsparcie osób z wybranymi Zespołami Uwarunkowanymi Genetycznie”
1. Nazwa i adres zamawiającego:
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych Aleja Jana Pawła II, 13, 00 – 828, Warszawa NIP: 525-10-00-810 TEL: (022) 652 90 30 Adres strony internetowej: www.pfron.org.pl
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa gastronomiczna i konferencyjna w ramach projektu pt. „Wsparcie osób z wybranymi Zespołami Uwarunkowanymi Genetycznie”, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I – Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON – projekty systemowe, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 55100000-1 - Usługi hotelarskie 55270000-3 - Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
4. Zadania po stronie Wykonawcy
- złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1) określającym przygotowanie całodziennej przerwy kawowej dla 100 osób (od 9.30 do 15.00), lunchu dla 100 osób oraz najmu Sali konferencyjnej. Ponadto oferta powinna uwzględniać udostępnienie zastawy stołowej, zapewnienie pełnej obsługi serwisowej oraz okrągłych stolików barowych/restauracyjnych dla 50 osób i możliwości spożycia lunchu przy stołach tradycyjnych umożliwiających spożycie posiłku dla osób niepełnosprawnych, w tym osób poruszających się na wózkach inwalidzkich dla kolejnych 50 osób,
- Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
- Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 50 dni,
- bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
- Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
5. Zadania po stronie Zamawiającego
- przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia konferencji,
- uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.
6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
- Przedmiot zamówienia należy wykonać w dniu 21.10.2014r.
- Czas trwania konferencji 5h - godziny trwania konferencji 10:00-15.00 (możliwość skorzystania z cateringu od godziny 09:30).
7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne:
- posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadają wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
- posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
- nie są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
- Dysponują potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
- Zobowiązanie Wykonawcy w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2020r., z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej.
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku 2 do niniejszego zapytania.
8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny jednostkowe oraz wartość zbiorcza zamówienia powinna być podana w złotych polskich (netto i brutto).
Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.
9. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla 1 osoby, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.
Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy zamówienia wymieniona w punktach A, B, C. W przypadku nie spełnienia, któregokolwiek z nich oferta zostanie odrzucona.
A. Całodzienna przerwa kawowa i lunch dla 1 osoby oraz zbiorczo dla 100 osób:
Przerwy kawowe (planowane godziny 9.30 – 15.00): kawa rozpuszczalna i mielona, herbata czarna i smakowa, woda gazowana i niegazowana, soki, ciasteczka kruche, ciasto domowe, babeczki koktajlowe, owoce sezonowe i egzotyczne, mleko/śmietanka do kawy, cukier, cytryny.
Lunch (planowana godzina 14.00): oczekujemy przygotowania posiłku dwudaniowego z surówkami i napojami oraz deserem (minimum trzy zestawy do wyboru podczas konferencji) w formie bufetu wraz z propozycją menu.
Oferta powinna uwzględniać udostępnienie zastawy stołowej, zapewnienie pełnej obsługi serwisowej oraz okrągłych stolików barowych/restauracyjnych dla 50 osób i możliwości spożycia lunchu przy stołach tradycyjnych umożliwiających spożycie posiłku dla osób niepełnosprawnych, w tym osób poruszających się na wózkach inwalidzkich dla kolejnych 50 osób,
Ponadto oczekujemy przygotowania w ramach powyższego zamówienia specjalnej diety niskobiałkowej w zakresie ok. 20% całości zamówienia. Ostateczną wielkość zamówienia zostanie podana wybranemu Wykonawcy kilka dni przed realizacją przedmiotu zamówienia.
B. Najem Sali konferencyjnej
Oczekujemy Sali szkoleniowej bez dodatkowych zabudowań (kolumny, filary) z krzesełkami lub krzesełkami z blatami dla 100 osób, stołu konferencyjnego dla prelegentów (6 osób), ekranu wraz z rzutnikiem multimedialnym, gniazdka umożliwiającego podłączenie komputera oraz standów umożliwiających właściwe oznakowanie miejsca, gdzie będzie realizowana konferencja. Ponadto oczekujemy na Sali z dostępem do naturalnego oświetlenia z możliwością zaciemnienia oraz właściwego sztucznego, wentylacji Sali oraz klimatyzacji w możliwością regulacji temperatury.
C. Lokalizacja i dostosowanie obiektu do osób niepełnosprawnych, w tym osób poruszających się na wózkach inwalidzkich
Ponadto obiekt, w którym realizowana będzie konferencja powinien znajdować się w odległości maksymalnie 3 kilometrów od Dworca Centralnego w Warszawie oraz powinien być dostosowany dla osób niepełnosprawnych (w tym osób poruszających się na wózkach inwalidzkich).
10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest p. Anna Bogusz-Koźbiał – Kierownik Projektu:
Kontakt: tel. 22505 53 29
e-mail: abogusz@pfron.org.pl
Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.
11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
- Oferty muszą być złożone do dnia 25.08.2014r. do godz. 24.00.
- Oferty należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: abogusz@pfron.org.pl ., zatytułowanej następująco: „Oferta na usługę konferencyjną i gastronomiczną w ramach projektu pt.: „Wsparcie osób z wybranymi Zespołami Uwarunkowanymi Genetycznie”.
- Oferty otrzymane po 25.08.2014r. nie będą rozpatrywane.
- Wybór ofert nastąpi do dnia 28.08.2014r. i zakończony zostanie protokołem w dniu 29.08.2014r.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych.
12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
Zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zamówienia powinny być udzielane w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę.
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
- Całkowity koszt oferty – 100%
- sala szkoleniowa,
- koszt całodziennej przerwy kawowej dla 100 osób,
- koszt obiadu dwudaniowego z zestawem surówek i napojami oraz deserem dla 100 osób, z uwzględnieniem diety niskobiałkowej dla ok. 20% osób.
Całkowity koszt oferty - Zamawiający będzie badał średnią cenę dla całej oferty, sumując ceny jednostkowe poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – całodzienna przerwa kawowa, lunch dla grupy 100 osób oraz najem Sali konferencyjnej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
- Cena – 100% Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium: ((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów gdzie: Cmin – cena brutto oferty najtańszej Cbad – cena brutto oferty badanej 100 – współczynnik stały
14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 28.08.2014 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejsze oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi dnia 29 sierpnia 2014r.
15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 50 dni od upływu terminu składania ofert.
16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.
17. Finansowanie
Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu „Wsparcie osób z wybranymi Zespołami Uwarunkowanymi Genetycznie”.
18. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
19. Postanowienia końcowe
Do zapytania ofertowego dołączono:
Data publikacji:
2014-08-08
