Szczegóły aktualności - PFRON

Zapytanie ofertowe dotyczące wykonania usługi o wartości poniżej 14000 euro polegającej na organizacji 4 seminariów informacyjno-promocyjnych w ramach projektu systemowego pt. „Wsparcie osób niepełnosprawnych ruchowo na rynku pracy IV” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Data publikacji: 18 listopada 2014 r.

Nr postępowania: 01.03.06-00-081/11/14

1. Nazwa i adres zamawiającego

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Aleja Jana Pawła II, 13, 00 – 828, Warszawa

NIP: 525-10-00-810

Adres strony internetowej: www.pfron.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizacja 4 seminariów, polegająca na zapewnieniu sal seminaryjnych wraz z cateringiem oraz sprzętem multimedialnym w 4 miastach na terenie Polski w 2014 i 2015 roku w ramach projektu pt. „Wsparcie osób niepełnosprawnych ruchowo na rynku pracy IV”, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I – Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON – projekty systemowe, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
2. Kod zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):

55120000-7 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji),

55300000-3 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków),

79952000-2 (Usługi w zakresie organizacji imprez).

3. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia seminariów,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

4. Zadania Wykonawcy

1. Termin realizacji całości zamówienia - od dnia zawarcia umowy do dnia 28.02.2015 r.
2. Szacowane terminy realizacji poszczególnych seminariów:

3. Terminy, o których mowa w pkt 2 mają charakter orientacyjny. Dokładny termin realizacji każdego z seminariów (dzień roboczy) zostanie określony przy podpisywaniu umowy
4. Czas trwania każdego z seminariów 5h – w godzinach 10:00-15.00 (możliwość skorzystania z cateringu od godziny 09:30).
5. Obiekty, które zapewni Wykonawca muszą spełniać następujące wymogi:
   1. wszystkie przestrzenie, tj.: przestrzeń konferencyjna, cateringowa, sanitarna, szatnie oraz miejsce na lunch, muszą znajdować się w jednym budynku, natomiast przestrzeń konferencyjna, cateringowa i sanitarna na tym samym poziomie oraz posiadać ten sam adres i być przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych z dostępem pozbawionym barier architektonicznych: windy pozwalające na przejazd co najmniej jednego wózka inwalidzkiego (Zamawiający nie dopuszcza przemieszczania osób niepełnosprawnych windami towarowymi), platformy/podjazdy, brak progów oraz schodów utrudniających osobom niepełnosprawnym dostęp do budynku, sali konferencyjnej, części cateringowej, sanitarnej, szatni oraz miejsca organizacji obiadu,
   2. posiadać salę konferencyjną dla co najmniej 35 osób podczas każdego z seminariów,
   3. posiadać zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników/uczestniczek oraz przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych z dostępem pozbawionym barier architektonicznych (toalety dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową, w tym osób poruszających się na wózku), znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych,
   4. posiadać kompleksowe wyposażenie w sprzęt konferencyjny do technicznej obsługi seminarium, zapewniający nagłośnienie i oświetlenie wraz z możliwością zmiany nasycenia oświetlenia, np. podczas wyświetlania prezentacji multimedialnej lub strefowego wyłączenia oświetlenia,
   5. zapewnić możliwość przechowania materiałów konferencyjnych,
   6. zapewnić szatnię wraz z obsługą (bezpłatne dla uczestników/uczestniczek seminariów,
   7. zapewnić 10 miejsc parkingowych dla każdej z lokalizacji, w tym minimum 5 miejsc parkingowych dla osób niepełnosprawnych,
   8. obiekty, w którym odbywać się będą seminaria muszą być zlokalizowane w odległości nie większej niż 3,5 km od głównego dworca kolejowego lub autobusowego w danym mieście,
   9. Wykonawca oznakuje sale oraz drogi do sal zgodnie z wytycznymi Zamawiającego najpóźniej na 2 godziny przed rozpoczęciem każdego seminarium,
   10. Wykonawca zapewni montaż przekazanych przez Zamawiającego materiałów promocyjnych najpóźniej 2 godziny przez rozpoczęciem seminarium i dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników/uczestniczek seminariów. Zamawiający dostarczy Wykonawcy materiały promocyjne oraz wzory list obecności oraz odbioru posiłków i materiałów konferencyjnych na wszystkie seminaria oraz dokładny opis rozmieszczenia poszczególnych materiałów promocyjnych i konferencyjnych w terminie 10 dni przed rozpoczęciem pierwszego seminarium,
   11. Wykonawca zaaranżuje w sąsiedztwie sali konferencyjnej miejsce na recepcję (stanowisko nie może znajdować się bezpośrednio na sali), gdzie będzie odbywała się rejestracja uczestników/uczestniczek oraz zapewni obsługę recepcji przez co najmniej jedną osobę dostępną 1 godzinę przed rozpoczęciem każdego z seminariów do końca jego trwania. Osoba obsługująca recepcję jest zobowiązana do zebrania podpisów uczestników/uczestniczek seminariów na listach obecności i innych dokumentach przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest odesłać przygotowaną dokumentację z przeprowadzonego seminarium najpóźniej w terminie 7 dni od zakończenia każdego seminarium.
6. Wszystkie sale seminaryjne, które zapewnia Wykonawca muszą spełniać następujące warunki:

1. sale klimatyzowane z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego,
2. posiadać zestaw nagłośnieniowy umożliwiający podpięcie urządzeń rejestrujących wykorzystywanych do organizowanej przez Zamawiającego obsługi video-fotograficznej na wszystkich seminariach,
3. posiadać miejsca siedzące dla uczestników/uczestniczek seminariów w ustawieniu teatralnym lub kinowym ,
4. stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla co najmniej 5 osób, widoczne dla każdego/każdej uczestnika/uczestniczki z każdego miejsca sali,
5. mównicę dla 1 osoby prowadzącej prelekcję w pozycji stojącej widoczną dla każdego/każdej uczestnika/uczestniczki z każdego miejsca sali,
6. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia na stołach, o których mowa w pkt 6.4. wody mineralnej butelkowanej gazowanej i niegazowanej (co najmniej 1 butelka na osobę) oraz szklanki czyste i nieuszkodzone oraz wysterylizowane zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,
7. nagłośnienie sal:

• 1 mikrofon bezprzewodowy przy stole prezydialnym,
• 1 mikrofon stały lub bezprzewodowy przy mównicy,
• 1 dodatkowy mikrofon bezprzewodowy dla osób wypowiadających się z sali,
• nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali,

8. stały dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe),
9. sale muszą być wyposażone w:

• laptop,
• projektor multimedialny,
• ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego/każdej uczestnika/uczestniczki z każdego miejsca sali),
• wskaźnik laserowy,
• tablicę wolnostojącą, suchościeralną typu „flipchart” wraz z flamastrami oraz gąbką,

10. Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę do obsługi akustyczno-technicznej podczas seminariów (osoba dostępna na 1 godzinę przed rozpoczęciem seminarium do końca jego trwania).

7. Wymagania dotyczące usługi cateringu:

1. Przerwa kawowa serwowana będzie na odrębnej sali lub przed salą, w której odbędzie sięseminarium, na tym samym poziomie budynku, zarezerwowanej wyłącznie dla uczestników/uczestniczek seminarium,
2. Obiad serwowany będzie na odrębnej sali, z miejscami zarezerwowanymi wyłącznie dla uczestników/uczestniczek seminarium. Zamawiający dopuszcza możliwość położenia powyższej sali na innym poziomie niż sala seminaryjna pod warunkiem, że dostęp do sali oraz sala będą pozbawione barier architektonicznych,
3. Menu opracowane na potrzeby seminariów, Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego, jednak nie później niż 14 dni przed terminem seminarium,
4. W skład proponowanego MENU wchodzić będą:

1. przerwa kawowa (serwis kawowy w trybie ciągłym dla uczestników/uczestniczek seminarium na 35 osób w każdym miejscu tj. Nysie, Olsztynie, Gdyni, Rzeszowie:

• woda mineralna gazowana i niegazowana (co najmniej 1 butelka na osobę),
• gorąca kawa z ekspresu,
• herbata w torebkach (co najmniej 3 rodzaje) oraz gorąca woda do zaparzenia,
• dodatki – cukier, mleczko do kawy, cytryna,
• soki owocowe – co najmniej 3 rodzaje,
• kruche ciasteczka – co najmniej 3 rodzaje,
• ciasta krojone – co najmniej 3 rodzaje ,
• przekąski typu paluszki, mini-krakersy – co najmniej 2 rodzaje,
• owoce sezonowe;

2. obiad w formie szwedzkiego stołu dla 35 osób w każdym miejscu tj. Nysie, Olsztynie, Gdyni, Rzeszowie,:

• zupy - co najmniej 2 rodzaje,
• dania ciepłe (mięsne, rybne, wegetariańskie) – co najmniej 3 rodzaje,
• dodatki skrobiowe (np. ziemniaki, ryż, kasza) – co najmniej 2 rodzaje,
• sałatki - co najmniej 3 rodzaje,
• deser (wyroby cukiernicze, owoce sezonowe),
• soki 100% - co najmniej 3 rodzaje,
• woda mineralna gazowana i niegazowana,
• kawa, herbata, w tym cytryna do herbaty, cukier, mleko/śmietanka do kawy.

5. Podczas każdego seminarium Wykonawca zobowiązany jest zapewnić serwis gastronomiczny, obejmujący:

• obsługę kelnerską posługującą się językiem polskim na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację z gośćmi w trakcie całego seminarium (1 kelner na nie więcej niż 16 osób),
• zapewnienie stołów w ilości odpowiadającej liczbie uczestników/uczestniczek seminarium wraz z miejscami siedzącymi, bieliznę gastronomiczną: czystą, nieuszkodzoną i wysterylizowaną zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,
• zastawę wielorazową: czystą, nieuszkodzoną i wysterylizowaną zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. Zamawiający nie wyraża zgody na podawanie posiłków na zastawie papierowej i plastikowej oraz sztućców z tworzywa sztucznego,
• usługę sprzątania w trakcie całego seminarium.

6. W zakresie usługi cateringu Wykonawca zobowiązany jest do:

• terminowego przygotowania i podania posiłków zgodnie z przekazanym ramowym planem seminarium,
• przygotowywania posiłków w dniu świadczenia usługi, zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaicone, z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia,
• zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków.

5. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
• złożenie w terminie załącznika nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 50 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• w przypadku firm pośredniczących konieczne jest złożenie dokumentu (umowa/porozumienie) potwierdzającego możliwość realizacji przedmiotowych seminariów w przedstawionym w ofercie obiekcie.

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
• posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
• znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;

• nie zachodzą wobec Wykonawcy przesłanki do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, określone w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2013 r. poz. 907 ze zm.);
• dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2020 r., z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej.
• w okresie ostatnich 20 miesięcy od dnia zamieszczania niniejszego zapytania należycie wykonał lub wykonuje minimum dwie usługi polegające na organizacji seminariów/ konferencji na terenie Rzeczypospolitej Polskiej o wartości minimum 20 000 zł brutto każda.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku 2 do niniejszego zapytania.

6. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny jednostkowe oraz wartość zbiorcza zamówienia powinna być podana w złotych polskich (netto i brutto).

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności faktury VAT nie krótszy niż 14 dni.

7. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w załączniku nr 1, podając ją w kwocie brutto oraz netto z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla 1 osoby, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

8. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marcin Pryciak:

Kontakt: tel. 22 505 51 43

e-mail: mpryciak@pfron.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

9. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

1. Oferty muszą być złożone do dnia 21.11.2014 r. do godz. 24.00.
2. Oferty należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: mpryciak@pfron.org.pl, zatytułowanej następująco: „ Oferta na organizację 4 seminariów informacyjno-promocyjnych w ramach projektu systemowego pt. „Wsparcie osób niepełnosprawnych ruchowo na rynku pracy IV” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
3. Oferty otrzymane po…21.11.2014 r. nie będą rozpatrywane.
4. Wybór ofert zakończony zostanie protokołem najpóźniej do dnia…10.12.2014 r.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych.

10. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy

Zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zamówienia powinny być udzielane w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę.

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 5, a także w oparciu o kryterium ceny:

Całkowity koszt oferty – 100%

• sala szkoleniowa, zgodnie z warunkami zawartymi w zapytaniu oraz udostępnienie 10 miejsc parkingowych, w tym minimum 5 miejsc dla osób niepełnosprawnych dla każdej z wymienionych lokalizacji
• koszt całodziennej przerwy kawowej dla 35 osób dla każdej z wymienionych lokalizacji,
• koszt lunchu dla 35 osób zgodnie z wymaganiami zawartymi w zapytaniu dla każdej z wymienionych lokalizacji

Całkowity koszt oferty - Zamawiający będzie badał cenę dla całej oferty, sumując ceny jednostkowe poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – całodzienna przerwa kawowa, lunch, oraz najem sal konferencyjnych dla każdej z 4 lokalizacji. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

11. Sposób obliczenia oferty

Waga procentowa przypisana do kryterium oceny ofert

Cena – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

(Cmin / Cbad) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Cmin – cena brutto oferty najtańszej

Cbad – cena brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

12. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie drogą mailową wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie.

13. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 50 dni od upływu terminu składania ofert.

14. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

15. Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu „Wsparcie osób niepełnosprawnych ruchowo na rynku pracy IV”.

16. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

17. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych