Szczegóły aktualności - PFRON

Zapytanie ofertowe na wynajem sali wraz ze sprzętem multimedialnym, zapewnienie cateringu oraz usługi tłumaczeń symultanicznych podczas konferencji upowszechniającej projekt pn. „Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych”.

Nazwa i adres Zamawiającego:

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Aleja Jana Pawła II 13 00-828 Warszawa NIP: 525-10-00-810 Tel.: 22-505-55-61

Fax: 22-816-22-62

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa wynajmu sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem, usługa cateringu (przerwy kawowe i lunch) oraz usługa tłumaczeń symultanicznych, w związku z organizacją konferencji upowszechniającej rezultaty projektu. Konferencja dotyczyć będzie podsumowania projektu pn. „Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I – Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON – projekty systemowe, finansowanego ze środków Unii Europejskiej wramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Zakres zamówienia – poniżej 30.000 euro netto.

Wspólny słownik zamówień (CPV):

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków:

Wymagania formalne w stosunku do Wykonawców:

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadają wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej ifinansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• nie są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lubosobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane zprzygotowaniem iprzeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające wszczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółkiosobowej
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawania w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;

• dysponują potencjałem technicznym organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym dowykonania usługi;
• zobowiązanie Wykonawcy w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zamówieniem do dnia 31 grudnia 2020 r., zzastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej PO KL.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku 2 do niniejszego zapytania.

Zadania po stronie Wykonawcy, który zapewnia:

• salę konferencyjną z miejscami do siedzenia dla 200 osób w układzie teatralnym wgodzinach od 10:00 do 15:00;
• projektor multimedialny oraz nagłośnienie wraz z obsługą (w tym trzy mikrofony bezprzewodowe);
• multifon - system konferencyjny, obsługa dźwiękowa, konsoleta dźwięku, kabiny 1szt., 200 szt. słuchawek umożliwiających tłumaczenie symultaniczne, mikrofon dla tłumacza na statywie stołowym;
• dwóch tłumaczy (z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski);
• stanowisko przed salą konferencyjną, w części wspólnej obiektu (hall, foyer), wktórym będzie dokonywana rejestracja uczestników;
• catering wraz z pełną obsługą serwisową dla 200 osób, w którego skład będzie wchodzić stała przerwa kawowa (od 9:30 do 14:00) oraz lunch (od 14:00 do 15:00);
• osobne pomieszczenie dla osób korzystających z lunchu, dysponujące miejscami siedzącymi i stojącymi w stosunku 1:1;
• miejsca parkingowe (10 stanowisk) przystosowane dla osób niepełnosprawnych (od 9:30 do 15:30);
• możliwość przygotowania i oznaczenia miejsca konferencji przez Zamawiającego min. 1,5 h przed początkiem rejestracji (rejestracja planowana jest na godzinę 9:30);
• lokalizacja usługi powinna znajdować się w odległości maksymalnie 2 km od Dworca Kolejowego Warszawa Centralna.

Dodatkowe informacje dotyczące realizacji zamówienia:

Miejsce konferencji powinno być dostosowane dla osób niepełnosprawnych, m.in.:

• posiadać windy dostosowane do przewozu co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej na wózku inwalidzkim wraz z opiekunem;
• posiadać podjazdy lub platformy przy schodach, umożliwiające dostanie się na wyższy poziom osobom na wózku inwalidzkim;
• posiadać zaplecze sanitarne dostosowane dla osób o ograniczonych możliwościach ruchu, w tym osób poruszających się na wózku inwalidzkim.

Uwaga! Zamawiający wymaga, aby sala konferencyjna, miejsce rejestracji oraz przestrzeń cateringowa mieściły się na tym samym poziomie budynku.

Opis cateringu:

1. Przerwa kawowa stała (5h trwania konferencji, w tym możliwość skorzystania zcateringu od godz. 9:30):
   • Kawa i herbata oraz dodatki (cytryna, cukier, mleko, itp.)
   • Soki owocowe;
   • Woda butelkowana, gazowana i niegazowana;
   • Świeże owoce;
   • Ciasteczka;
   • Zastawa wielorazowa;
2. Lunch w postaci szwedzkiego stołu (od godziny 14:00 do 15:00):
3. Pierwsze danie (dwie zupy do wyboru)
4. Danie drugie (trzy dania do wyboru, w tym danie wegetariańskie);
5. Dodatki (dodatki skrobiowe, warzywa, itp.);
6. Deser;
7. Zastawa wielorazowa;
8. Szczegółowe menu zostanie ustalone pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym popodpisaniuumowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia niewielkich zmian dot. godziny lunchu, w zależności od programu konferencji.

Wykonawca ponosi samodzielnie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.

Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia:

Ceny jednostkowe oraz wartość zbiorcza zamówienia powinna być podana w złotych polskich (netto i brutto). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową.

Termin wykonania zamówienia:

26 marzec 2015 r.

Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami:

1. Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Jacek Wereśniak – Specjalista ds. informacji i PR: tel. 22505 55 61, e-mail: jweresniak@pfron.org.pl
2. Z w/w osobą należy się kontaktować we wszelkich sprawach dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania Wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, ażdorozstrzygnięcia wyboru.

Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1 wraz z dołączonym załącznikiem nr 2. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty. Podpisy złożone przez Wykonawcę powinny być opatrzone czytelnym imieniem i nazwiskiem lub pieczęcią imienną.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Oferta powinna być sporządzona:

a. w języku polskim;

b. każda poprawka w ofercie musi być parafowana przez Wykonawcę, nie dopuszcza się stosowania korektora zgodnie z art. 22 pkt. 3 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości;

1. Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia podając ją w kwocie brutto oraz netto z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla 1 osoby, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.
2. Oferta powinna uwzględniać udostępnienie zastawy stołowej, zapewnienie pełnej obsługi serwisowej oraz okrągłych stolików barowych/restauracyjnych dla 200 osób.
3. Oferta powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.
4. Oferta jest jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą one być udostępnione innym uczestnikom postępowania.

Kryteria oceny i ofert i wyboru wykonawcy:

1. Zamawiający oceni i porówna te oferty, które nie zostaną odrzucone.
2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o kryterium: konkurencyjna cena.
3. Sposób oceny ofert:

Maksymalna liczba punktów: 100.

Opis sposobu obliczania ceny:

1. Ceną w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. z 2001 r. Nr 97, poz. 1050 z późn. zm) będzie wartość (cena całkowita wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą zamawiający jest zobowiązany zapłacić wykonawcy). Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
2. Zamawiający przyjmuje do oceny podaną przez Wykonawców wartość brutto (z podatkiem VAT) oraz netto (bez podatku VAT). Wykonawca poproszony jest o wycenę poszczególnych elementów zamówienia.

Opis kryterium

- cena oferowanej usługi:

Kryterium (PC) może zdobyć maksymalnie 100% punktów. Kryterium oceniane jest według wzoru: PC=(Cmin / Cof)*100, gdzie:

PC – liczba punktów przyznanych ofercie,

Cmin – najniższa zaoferowana cena,

Cof – cena oferty ocenianej,

100 – współczynnik stały.

Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, która uzyska największą ilość punktów na podstawie określonych wyżej kryteriów oceny.

Określenie miejsca, sposobu i terminu składania ofert:

Ofertę zawierającą cenę brutto i netto za usługę wynajmu sali wraz ze sprzętem multimedialnym oraz usługę cateringu podczas konferencji upowszechniającej rezultaty projektu pn. „Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych” należy składać do dnia: 31.12.2014 r. do godz. 12.00 na adres e-mailowy: jweresniak@pfron.org.pl

O zachowaniu terminu do złożenia oferty decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.

Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarciaumowy:

W dniach 07-08.01.2015r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejsze oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi dnia 09.01.2015 r.

Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 84 dni od upływu terminu składania ofert.

Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pn. „Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych”.

Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane sązZamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane zprzygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lubkapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami wrozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych może odstąpić od podpisania umowy bezpodania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania niezobowiązuje Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych doakceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje doskładania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie może być pociągany doodpowiedzialności zajakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów wzwiązku z przygotowaniem idostarczeniem oferty.

Postanowienia końcowe:

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty;

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowo-osobowych.