Szczegóły aktualności - PFRON

11 kwietnia 2022 r. w SODiR¹ On-Line udostępniliśmy nowe funkcje, które ułatwią Państwu złożenie wniosku Wn-D wraz z załącznikami: INF-D-P i INF-O-PP lub INF-O-PR. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis zmian. Mamy nadzieję, że spotkają się one z Państwa przychylnością.

Podpis grupowy

Podpis grupowy polega na podpisaniu za jednym razem wielu powiązanych ze sobą dokumentów. Podpis ten jest zatwierdzany:

• hasłem do klucza prywatnego, gdy dokumenty podpisywane są certyfikatem PFRON² lub
• kodem PIN, gdy dokumenty podpisywane są certyfikatem kwalifikowanym³

Aktualnie nie trzeba już podpisywać certyfikatem oddzielnie wniosku Wn-D oraz każdego jego załącznika. Akcje ‘Podpisz podpisem PFRON’ lub ‘Podpisz podpisem kwalifikowanym’ są zastąpione akcją ‘Zapisz’. Zapisany wniosek Wn-D i zapisane jego załączniki są podpisywane w całości dopiero, gdy dokumenty wysyłane są do PFRON. Wysyłka odbywa się z poziomu wniosku Wn-D, po wybraniu akcji ‘Wyślij z podpisem PFRON’ lub ‘Wyślij z podpisem kwalifikowanym’. Po wyborze tej akcji podpisywany jest jednocześnie wniosek, jak też podłączone do niego załączniki. Proces ten kończy się wysyłką kompletu podpisanych dokumentów. Przy większej ilości załączników wysyłka może trwać trochę dłużej, bo każdy dokument musi być najpierw podpisany. SODiR informuje odpowiednimi komunikatami o postępach w wysyłce dokumentów.

Funkcja przenumerowania załączników INF-D-P

Załączniki INF-D-P dodawane do wniosku Wn-D muszą być właściwie numerowane. Obecnie w SODiR On-Line błędy w numerach załączników INF-D-P można szybko i łatwo poprawić. Przenumerowanie załączników INF-D-P następuje po wyborze akcji ‘Przenumeruj załączniki’. Funkcja ta jest dostępna w trakcie edycji dokumentu Wn-D na liście załączników INF-D-P. Możliwość przenumerowania załączników jest przydatna,  gdy:

• zmieniana jest liczba załączników INF-D-P dodanych do wniosku Wn-D lub
• w przypadku błędnego uzupełnienia pozycji numer 20 w co najmniej jednym załączniku INF-D-P.

Import plików z zewnętrznych aplikacji kadrowo-płacowych w SODiR On-Line

Import dokumentów Wn-D wraz załącznikami INF-D-P używany jest przez pracodawców, którzy zatrudniają wielu pracowników niepełnosprawnych i dlatego wypełniają wiele załączników INF-D-P. Dotychczas funkcja ta była dostępna wyłącznie w SODiR Off-Line. Natomiast teraz import dokumentów jest możliwy również w SODiR On-Line, co znacznie przyspiesza i ułatwia wysyłanie wniosków Wn-D z załącznikami. Obecnie będziecie Państwo mogli przeprowadzić cały proces wysyłki dokumentów wraz z zastosowaniem funkcji importu w SODiR On-Line. Nie trzeba już używać do importu plików SODiR Off-Line, który musiał być systematycznie przez Państwa aktualizowany. W dalszej przyszłości planujemy wycofać z użytkowania SODiR Off-Line.

Do importu dokumentów w SODiR On-Line potrzebny jest zewnętrzny system kadrowo-płacowy, który umożliwia przygotowanie dokumentów Wn-D i INF-D-P w formacie XML. Pliki te powinny mieć odpowiednią strukturę, która jest opisana w dokumencie ‘Format plików do importu do CK’. Struktura i nazwy plików w porównaniu do plików importowanych przy pomocy SODiR Off- Line nie uległy zmianie, więc w najbliższym czasie można swobodnie korzystać z obu opcji importu: w SODiR On-Line lub w SODiR Off-Line. Jednak zachęcamy Państwa do podjęcia próby importu dokumentów w SODiR On-Line, bez konieczności uruchamiania SODiR Off-Line.

Import plików w SODiR On-Line w kilku krokach

Aby zaimportować pliki z zewnętrznej aplikacji kadrowo-płacowej w SODiR On-Line trzeba wykonać następujące czynności:

1. Przygotować pliki XML Wn-D i INF-D-P za dany okres w zewnętrznym systemie kadrowo-płacowym.
2. Umieścić je w katalogu lokalnym (np. w katalogu zapisanym na Pulpicie) lub innym zasobie dostępnym z poziomu SODiR On-Line. Może to być również katalog na podłączonym dysku przenośnym.
3. Zalogować się do SODiR On-Line (adres: sod.pfron.org.pl ) przy użyciu loginu i hasła pracodawcy, którego dokumenty będą importowane.
4. W module ‘Dokumenty’ na ekranie ‘Importuj dokument Wn-D’ wczytać przygotowane pliki XML do przeglądarki z katalogu, o którym mowa w pkt 2. W tym celu trzeba wybrać akcję ‘Przeglądaj’ lub ‘Wybierz pliki’ (jej rodzaj zależy od wersji przeglądarki internetowej).
5. Sprawdzić, czy wszystkie pliki wczytane mają oczekiwany status. Status ‘Wczytany’ oznacza, że struktura pliku XML jest prawidłowa. Natomiast status ‘Wczytany z błędem’ oznacza, że w pliku XML występują nieprawidłowości, które trzeba poprawić. Poprawa błędów jest możliwa z poziomu edycji wczytanego z błędem pliku XML. Jednak do bezpośredniej edycji plików XML warto mieć właściwe umiejętności. Innym sposobem na poprawę błędów jest usunięcie wszystkich wczytanych do przeglądarki dokumentów, ich poprawienie w aplikacji kadrowo-płacowej i powtórzenie kroków z punktów 1-4.

Jeśli wniosek Wn-D ma status ‘Wczytany’, a tylko niektóre załączniki INF-D-P mają status ‘Wczytany z błędem’, można usunąć błędne załączniki INF-D-P i przejść do punktu 6. Usunięte załączniki będzie można dodać po zaimportowaniu dokumentów do SODiR On-Line, o ile będą potrzebne.     

6. Podpisać prawidłowo wczytane pliki (status ‘Wczytany’), czego efektem będzie import tych dokumentów do SODiR On-Line. Do potwierdzenia importu dokumentów stosowany jest podpis grupowy. Po wyborze akcji ‘Podpisz podpisem PFRON’ lub ‘Podpisz podpisem kwalifikowanym’ trzeba wpisać właściwe hasło do używanego podpisu.

Po poprawnym wykonaniu powyższych czynności wczytane pliki w oknie ‘Importuj dokument Wn-D’ otrzymają status ‘Zaimportowany’, natomiast na ‘Liście dokumentów Wn-D’ uzyskają stan ‘Do edycji’. Na tym etapie potrzebna jest dalsza obsługa tych dokumentów, w trakcie której można:

• edytować lub usuwać zaimportowane dokumenty,
• dodawać załączniki INF-D-P (np. te, które zostały usunięte, bo zawierały błędy na etapie weryfikacji plików XML) oraz
• dołączać dodatkowe załączniki (INF-O-PP lub INF-O-PR).

Przypominamy Państwu, że przygotowanie dokumentów w SODiR On-Line trzeba zawsze zakończyć wysłaniem całego kompletu dokumentów. Wysyłka odbywa się z poziomu wniosku Wn-D w stanie ‘Do edycji’. Trzeba wybrać w tym celu akcję ‘Wyślij z podpisem PFRON’ lub ‘Wyślij z podpisem kwalifikowanym’ i zatwierdzić ją odpowiednim hasłem do używanego podpisu. Dokumenty nie są przez nas rozpatrywane, jeżeli pozostawicie je Państwo w SODiR On-Line w stanie ‘Do edycji’ lub ‘Zapisany’.

Import dokumentów w SODiR On-Line przedstawiliśmy szczegółowo w instrukcji, która jest dla Państwa dostępna w zakładce Aplikacja On-Line. Opisane są w niej wszystkie czynności wykonywane od momentu przygotowania plików w systemie kadrowo-płacowym, aż do chwili przekazania ich do systemu SODiR On-Line. Instrukcja wyjaśnia również zasady postępowania, gdy przygotowane pliki do importu zawierają błędy lub gdy import zostanie przerwany np. w razie utraty połączenia z Internetem.

Jeżeli będziecie mieć Państwo pytania w sprawie zmian wprowadzonych w SODiR On-Line prosimy o kontakt z nami pod numerem telefonu: (22) 581-84-10 wew. 1 (od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-15.00). Możecie Państwo do nas również pisać w tej sprawie na adres: sod@pfron.org.pl lub w SODiR w module ‘Korespondencja’.

¹ System Obsługi Dofinansowań i Refundacji dostępny jest aktualnie w wersji On-Line i Off-Line.

Aplikacja SODiR On-Line pozwala na bezpośrednią pracę w systemie SODiR, przygotowanie i przesyłanie wypełnionych dokumentów do PFRON. Pozwala również na otrzymywanie korespondencji elektronicznej od PFRON (bez konieczności zakładania konta email). Aplikacja SODiR On-Line dostępna jest pod adresem sod.pfron.org.pl.

Aplikacja SODiR Off-Line jest samodzielnym programem pozwalającym na przygotowanie dokumentów, dotyczących dofinansowania do wynagrodzeń (bez konieczności dostępu do Internetu), a następnie ich wysłanie. Jedynie w momencie wysyłki wniosku i załączników niezbędny jest dostęp do Internetu.

² Certyfikat PFRON to certyfikat, który otrzymywany jest bezpłatnie w Systemie Obsługi Dofinansowań i Refundacji (SODiR) od Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Służy on wyłącznie do podpisywania dokumentów w SODiR.

³ Certyfikat kwalifikowany daje możliwość składania podpisu elektronicznego, który ma moc prawną taką jak podpis odręczny. Podpis kwalifikowany może być zakupiony u jednego z dostawców tego rodzaju usług. Stosowanie certyfikatu kwalifikowanego w SODiR wymaga jego wcześniejszej rejestracji w zakładce ‘Administracja’.