Procedury realizacji programu „STABILNE ZATRUDNIENIE” - 2018 r. - PFRON

I. Definicje pojęć:

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

1. działaniach aktywizacyjnych – należy przez to rozumieć działania wskazane w rozdziale VIII ust. 1 programu;
2. instytucjach kultury – należy przez to rozumieć państwowe oraz samorządowe instytucje kultury;
3. instytucjach publicznych – należy przez to rozmieć organy i instytucje określone w rozdziale VI ust. 1 pkt 1 programu;
4. jednostkach samorządu terytorialnego – należy przez to rozumieć samorząd gminny, samorząd powiatowy, samorząd województwa;
5. osobie zależnej – należy przez to rozumieć osobę wymagającą ze względu na stan zdrowia lub wiek stałej opieki, połączoną więzami rodzinnymi lub powinowactwem z beneficjentem ostatecznym lub pozostającą z nim we wspólnym gospodarstwie domowym;
6. procedurach – należy przez to rozumieć procedury realizacji programu „STABILNE ZATRUDNIENIE – osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej”;
7. Wnioskodawcy – należy przez to rozumieć podmiot uprawniony do ubiegania się o przyznanie dofinansowania w ramach programu, określony w Rozdziale VI ust. 3 programu;
8. wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie działań aktywizacyjnych w ramach programu.

II. Podstawa prawna

Art. 51 ust. 3 pkt 3 w związku z art. 47 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 511, z późn. zm.) oraz uchwała nr 11/2016 Rady Nadzorczej PFRON z dnia 8 grudnia 2016 r. w sprawie zatwierdzenia programu ,,STABILNE ZATRUDNIENIE – osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej”, zmieniona uchwałą nr 7/2017 Rady Nadzorczej PFRON z dnia 17 lipca 2017 r.

III. Postanowienia ogólne

1. W programie, stanowiącym załącznik do uchwały Rady Nadzorczej PFRON, określone zostały w szczególności:
   1. cele programu –w rozdziale IV programu;
   2. zasięg i okres realizacji programu – w rozdziale V programu;
   3. podmioty uprawione do udziału w programie (adresaci programu, wnioskodawcy i beneficjenci ostateczni) – w rozdziale VI programu;
   4. warunki uczestnictwa w programie – w rozdziale VII programu;
   5. formy i zakres pomocy – w rozdziale VIII programu;
   6. warunki pomocy – w rozdziale IX programu;
   7. źródła finansowania programu – w rozdziale XI programu.
2. W niniejszym dokumencie, stanowiącym integralną część programu, uregulowane zostały:
   1. zasady składania oraz tryb rozpatrywania wniosków;
   2. zasady kwalifikowalności kosztów;
   3. zasady przekazywania i rozliczania środków PFRON.
3. Maksymalna wysokość dofinansowania o jaką może ubiegać się Wnioskodawca w ramach programu określona została w rozdziale VIII ust. 3-4 programu.
4. Wnioskodawca może wnieść wkład własny finansowy (ze źródeł innych niż PFRON) do realizacji działań aktywizacyjnych zgłoszonych we wniosku złożonym w ramach programu.

IV. Zasady składania oraz tryb rozpatrywania wniosków

IV.1. Zasady i termin składania wniosków

1. Wnioskodawcy składają wnioski w Oddziałach PFRON właściwych terytorialnie ze względu na miejsce zatrudnienia beneficjentów ostatecznych. Wnioski mogą być składane w trybie ciągłym.
2. Wniosek sporządza się na formularzu, stanowiącym załącznik do procedur. W jednym wniosku może być zgłoszonych kilka działań aktywizacyjnych.
3. Wymagane jest dostarczenie (wraz z wnioskiem) budżetu działań aktywizacyjnych również w wersji elektronicznej (plik MS Excel).
4. Za datę złożenia wniosku uważa się datę jego wpływu do Oddziału PFRON, a w przypadku wniosków składanych drogą pocztową, datę stempla pocztowego.
5. Wniosek stanowi ofertę zawarcia umowy cywilnoprawnej i jego rozpatrzenie nie podlega przepisom kodeksu postępowania administracyjnego.
6. PFRON nie refunduje kosztów związanych z przygotowaniem wniosku.

IV.2. Ocena formalna wniosków

1. Ocena formalna wniosków przeprowadzana jest w terminie 15 dni roboczych, licząc od daty wpływu wniosku do Oddziału PFRON.
2. Podczas oceny formalnej sprawdzane jest czy:
   1. Wnioskodawca spełnia warunki uprawniające do złożenia wniosku;
   2. wniosek dotyczy działań aktywizacyjnych wskazanych w programie;
   3. wnioskowana kwota dofinansowania spełnia warunki wskazane w programie;
   4. dotrzymany został warunek dostarczenia wersji elektronicznej budżetu działań aktywizacyjnych;
   5. wniosek został podpisany przez osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań finansowych i składania oświadczeń woli w imieniu Wnioskodawcy;
   6. wniosek jest kompletny, zawiera wszystkie wymagane załączniki, czy jest wypełniony we wszystkich wymaganych punktach.
3. Ewentualne nieścisłości, błędy lub braki muszą zostać poprawione lub uzupełnione przez Wnioskodawcę w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania wezwania z PFRON do ich usunięcia. Wezwanie Wnioskodawcy do poprawienia lub uzupełnienia wniosku nie wstrzymuje biegu terminu oceny formalnej, o którym mowa w ust. 1. Dopuszcza się możliwość przekazania przez PFRON wezwania wyłącznie pocztą elektroniczną (skan pisma) na adres e-mail Wnioskodawcy podany we wniosku – w takiej sytuacji PFRON w tym samym dniu potwierdza wysłanie wiadomości pocztą elektroniczną w rozmowie telefonicznej z osobą upoważnioną do składania wyjaśnień dotyczących wniosku.

IV.3. Ocena merytoryczna wniosków

1. Wnioski ocenione pozytywnie pod względem formalnym, podlegają ocenie merytorycznej, która przeprowadzana jest w terminie 20 dni roboczych od daty zakończenia oceny formalnej.
2. Podczas oceny merytorycznej wniosku sprawdzane jest czy:
   1. zaplanowane we wniosku działania aktywizacyjne umożliwiają realizację celów programu;
   2. terminy realizacji poszczególnych działań aktywizacyjnych (wskazane w harmonogramie) zostały zaplanowane właściwie;
   3. przedstawione w budżecie koszty są niezbędne do poniesienia ze względu na zaplanowane działania aktywizacyjne;
   4. przedstawione w budżecie koszty są racjonalne i efektywne (zgodnie z zasadą racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi);
   5. budżet został przygotowany poprawnie (czy nie zawiera błędów, czy poszczególne pozycje kosztów zawierają prawidłową kalkulację).

IV.4. Decyzje finansowe PFRON

1. Wnioski ocenione pozytywnie pod względem merytorycznym przekazywane są do decyzji Pełnomocników Zarządu PFRON w Oddziałach PFRON.
2. Decyzja Pełnomocników Zarządu PFRON dotyczy wysokości przyznanego dofinansowania oraz rodzajów kosztów objętych dofinansowaniem.
3. Oddział PFRON powiadamia Wnioskodawcę o podjętej decyzji, w formie pisemnej, w terminie 5 dni roboczych, licząc od daty podjęcia tej decyzji, przy czym decyzje negatywne wymagają uzasadnienia.
4. Wnioskodawca zobowiązany jest zgłosić bezzwłocznie do Oddziału PFRON wszelkie informacje o zmianach mogących mieć wpływ na wysokość przyznanego dofinansowania.

V. Zasady kwalifikowalności kosztów

1. Koszty działań aktywizacyjnych uznaje się za kwalifikowalne, o ile:
   1. są niezbędne do realizacji celów programu;
   2. spełniają wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
   3. są uwzględnione w budżecie działań aktywizacyjnych;
   4. są faktycznie poniesione w okresie objętym umową zawartą pomiędzy Wnioskodawcą a PFRON, w trybie i na warunkach określonych w tej umowie;
   5. są poparte dowodami księgowymi i wykazane w dokumentacji finansowej Wnioskodawcy;
   6. są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa;
   7. nie zostały wymienione w katalogu kosztów niekwalifikowalnych.
2. W przypadku adaptacji pomieszczeń i otoczenia zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, a także w przypadku adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających beneficjentom ostatecznym wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy, za kwalifikowalne uznaje się w szczególności koszty:
   1. budowy lub modernizacji pochylni i dojścia do budynku, zapewniających osobom niepełnosprawnym dostęp do pomieszczeń budynku;
   2. dostawy, zakupu i montażu podnośnika, platformy schodowej, transportera schodowego, windy przyściennej, innych urządzeń do transportu pionowego;
   3. dostawy, zakupu i montażu poręczy i uchwytów w ciągach komunikacyjnych oraz uchwytów ułatwiających korzystanie z urządzeń higieniczno-sanitarnych;
   4. robót związanych z likwidacją progów oraz przystosowaniem ciągów komunikacyjnych i innych przejść o zróżnicowanych poziomach podłogi do poruszania się na wózku inwalidzkim;
   5. zakupu i montażu drzwi wejściowych oraz wewnętrznych o szerokości w świetle co najmniej 90 cm, zakupu i montażu drzwi przesuwnych;
   6. przystosowania podłoża pod wykładzinę antypoślizgową oraz zakupu i ułożenia wykładziny antypoślizgowej w ciągach komunikacyjnych;
   7. dostosowania pomieszczeń higieniczno-sanitarnych do potrzeb osób niepełnosprawnych, a także adaptacji pomieszczeń na pomieszczenia higieniczno-sanitarne – w przypadkach, gdy ze względów technicznych korzystne jest ich takie usytuowanie;
   8. zakupu i montażu instalacji dźwiękowej i świetlnej – sygnalizacyjnej i alarmowej w pomieszczeniach budynków dostępnych dla osób niepełnosprawnych;
   9. zakupu i montażu urządzeń wspomagających odbiór dźwięku w salach wykładowych;
   10. zakupu i montażu tablic z informacją pisaną i piktograficzną;
   11. oznakowania wyposażenia lokali i ciągów komunikacyjnych alfabetem brajla, różnym kolorem lub fakturą;
   12. zakupu i montażu pętli induktofonicznej, sprzętu i programów komputerowych służących komunikowaniu się, zakupu i montażu wzmacniacza do telefonu.
3. W przypadku szkoleń beneficjentów ostatecznych i szkoleń pracowników Wnioskodawcy w zakresie umiejętności współpracy z beneficjentami ostatecznymi (w tym szkoleń pracowników pomagających beneficjentom ostatecznym w pracy), za kwalifikowalne uznaje się koszty:
   1. usług szkoleniowych, przy czym pod pojęciem „usługi szkoleniowej” należy rozumieć wszelkie koszty związane z organizacją szkolenia, poniesione przez firmę szkoleniową, na które składają się koszty: wynagrodzenia wykładowców, opłaty za wynajęcie sali szkoleniowej, wyżywienia lub zakwaterowania uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy), materiałów szkoleniowych;
   2. usługi tłumacza języka migowego, tłumacza przewodnika, lektora dla osób niewidomych;
   3. transportu zbiorowego uczestników szkolenia – w przypadku szkoleń organizowanych poza miejscem zamieszkania uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy);
   4. jeżeli nie został zorganizowany przez Wnioskodawcę transport zbiorowy na szkolenie stosuje się następujące zasady:
      1. kwalifikowalne są koszty związane z przejazdem uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy) publicznymi lub prywatnymi środkami transportu (bilety kolejowe II klasą z miejscówką, a w przypadku gdy na danej trasie, zgodnie z oświadczeniem uczestnika szkolenia, nie jest możliwe wykupienie tego rodzaju biletu – bilety kolejowe I klasą, bilety autobusowe, bilety komunikacji miejskiej lub prywatnej),
      2. koszty poniesione przez beneficjenta ostatecznego (osobę niepełnosprawną) w związku z przejazdem samochodem prywatnym są kwalifikowalne z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.); beneficjent ostateczny zobowiązany jest przedstawić oświadczenie, w którym musi wskazać trasę przejazdu (od – do), liczbę kilometrów, numer rejestracyjny samochodu własnego lub użytkowanego,
      3. Wnioskodawca zobowiązany jest przygotować i udostępniać na żądanie PFRON zestawienie kosztów związanych z dojazdem poszczególnych uczestników szkolenia (załącznikiem do zestawienia muszą być dowody otrzymania przez uczestników szkolenia refundacji kosztów dojazdów); jeżeli nie zachodzi sytuacja opisana w pkt 1, za kwalifikowalne uznaje się również następujące koszty poniesione przez Wnioskodawcę:
   5. wynagrodzenia wykładowców wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne (w ramach wynagrodzenia strony mogą uwzględnić ewentualne koszty dojazdów);
   6. wynajęcia sal szkoleniowych;
   7. zakwaterowania uczestników szkolenia – w przypadku szkoleń organizowanych poza miejscem zamieszkania uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy);
   8. wyżywienia uczestników szkolenia (beneficjentów ostatecznych, pracowników Wnioskodawcy);
   9. materiałów szkoleniowych;
   10. zakwaterowania wykładowców – w przypadku szkoleń organizowanych poza miejscem zamieszkania wykładowców;
   11. wyżywienia wykładowców.
4. W przypadku organizacji przez Wnioskodawcę dowozu beneficjentów ostatecznych z miejsca zamieszkania do zakładu pracy i powrotu – za kwalifikowalne uznaje się koszty:
   1. usługi transportowej – od pojęciem „usługi transportowej” należy rozumieć sytuację, gdy Wnioskodawca zleci firmie prowadzącej działalność związaną z przewozem osób niepełnosprawnych organizację dowozu beneficjentów ostatecznych z miejsca zamieszkania do zakładu pracy i powrotu (firma odpowiada m.in. za zapewnienie środków transportu przystosowanych do przewozu osób niepełnosprawnych i obsługi); jeżeli nie zachodzi sytuacja opisana w pkt 1, za kwalifikowalne uznaje się następujące koszty poniesione przez Wnioskodawcę:
   2. wynagrodzenia kierowcy wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne (w części odpowiadającej bezpośredniemu zaangażowaniu w realizację zadania);
   3. zakupu paliwa.
5. W przypadku dodatku motywacyjnego stosuje się następujące zasady:
   1. dodatek stanowi świadczenie na rehabilitację zawodową, wypłacane ze środków finansowych PFRON (dodatek nie jest częścią wynagrodzenia beneficjenta ostatecznego zatrudnionego w ramach programu);
   2. wypłata dodatku może nastąpić, o ile beneficjent ostateczny ponosi dodatkowe koszty aktywizacji zawodowej, takie jak koszty związane z zatrudnieniem tłumacza języka migowego lub asystenta, zakwaterowaniem, opieką nad osobą zależną – beneficjent ostateczny zobowiązany jest przedłożyć Wnioskodawcy informacje (i ewentualnie, na wezwanie Wnioskodawcy, dokumenty źródłowe) uzasadniające wypłatę dodatku;
   3. decyzję w sprawie wypłaty dodatku danemu beneficjentowi ostatecznemu podejmuje Wnioskodawca na podstawie analizy informacji (i ewentualnie dokumentów źródłowych) przedłożonych Wnioskodawcy przez beneficjenta ostatecznego;
   4. dodatek może być wypłacany beneficjentowi ostatecznemu przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy;
   5. wypłata przez Wnioskodawcę dodatku musi nastąpić w okresie zatrudnienia beneficjenta ostatecznego;
   6. za kwalifikowalny uznaje się dodatek nie przekraczający kwoty 400 zł miesięcznie dla każdego beneficjenta ostatecznego objętego tą formą pomocy, z zastrzeżeniem pkt 7;
   7. jeżeli beneficjent ostateczny ponosi dodatkowe koszty związane z dojazdem do i z zakładu pracy, wysokość dodatku może zostać podwyższona o maksymalnie 200 zł (do 600 zł) miesięcznie, pod warunkiem, iż pracodawca nie zapewnił dowozu beneficjentów ostatecznych do i z zakładu pracy;
   8. wypłata dodatku przez Wnioskodawcę, w danym miesiącu, powinna nastąpić najpóźniej z wypłatą beneficjentowi ostatecznemu wynagrodzenia za pracę za ten miesiąc;
   9. wysokość dodatku ulega w danym miesiącu proporcjonalnemu obniżeniu, w przypadku nieobecności beneficjenta ostatecznego w pracy w tym miesiącu (np. urlop lub zwolnienie lekarskie);
   10. dodatek nie podlega rozliczeniu – dowody księgowe, dotyczące sfinansowanych z dodatku kosztów aktywizacji zawodowej, nie podlegają kontroli przez PFRON.
6. Koszty związane z realizacją działań aktywizacyjnych kwalifikowalne są z uwzględnieniem zasady memoriałowej, wynikającej z postanowień art. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, z późn. zm.). Zgodnie z tą zasadą przychody i koszty uważa się za osiągnięte lub poniesione w momencie ich wystąpienia, niezależnie od terminu ich zapłaty.
7. W ramach kosztów inwestycyjnych wykazywane są koszty dotyczące środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa przekracza 10.000 zł, a przewidywalny okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż 1 rok.
8. W przypadku, gdy Wnioskodawca jest podatnikiem VAT wartość podatku VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym, chyba że Wnioskodawca będąc podatnikiem podatku VAT nie jest uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, ze względu na wyłączenie możliwości odliczenia podatku naliczonego, wynikające z obowiązujących przepisów prawa.
9. Wnioskodawcy posiadający uprawnienie do odliczania podatku naliczonego VAT wykazują w budżecie koszty w kwotach netto (z wyjątkiem kosztów w odniesieniu do których nie przysługuje Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku VAT w całości lub w części), a Wnioskodawcy nieposiadający takiego uprawnienia – w kwotach brutto.
10. Wnioskodawca zobowiązany jest przy korzystaniu ze środków PFRON do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.).

VI. Zasady przekazywania i rozliczania środków PFRON

1. Wysokość przyznanego dofinansowania, sposób przekazania środków finansowych oraz termin i sposób ich rozliczenia określa umowa o dofinansowanie działań aktywizacyjnych w ramach programu, zawarta pomiędzy PFRON a Wnioskodawcą, zwana dalej „umową o dofinansowanie”.
2. Wzór umowy o dofinansowanie stanowi załącznik do procedur.
3. Przekazanie przez PFRON środków finansowych nastąpi według następujących zasad:
   1. zaliczkowo, na rachunek bankowy wydzielony dla środków otrzymywanych z PFRON w ramach umowy o dofinansowanie:
      1. pierwsza transza zaliczkowo do wysokości 50% przyznanego dofinansowania,
      2. druga transza zaliczkowo po rozliczeniu przez Wnioskodawcę co najmniej 60% transzy pierwszej i uznaniu tego rozliczenia przez PFRON,
      3. w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość przekazania środków finansowych w całości (w formie jednorazowej transzy zaliczkowej) po podpisaniu umowy; decyzję w przedmiotowej sprawie podejmują Pełnomocnicy Zarządu PFRON w Oddziałach PFRON;
         
         albo
         
         
   2. na podstawie przedłożonego przez Wnioskodawcę sprawozdania z realizacji działań aktywizacyjnych – w formie zwrotu kosztów działań aktywizacyjnych poniesionych przez Wnioskodawcę po dniu podpisania umowy o dofinansowanie; przekazanie środków nastąpi na rachunek bankowy Wnioskodawcy:
      1. w dwóch transzach na podstawie złożonego sprawozdania częściowego oraz sprawozdania końcowego z realizacji działań aktywizacyjnych, albo
      2. w całości (w formie jednorazowej transzy) po złożeniu przez Wnioskodawcę sprawozdania końcowego z realizacji działań aktywizacyjnych.