informacje o cookies!

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.

O czym musisz pamiętać i jakie wymagania spełnić, żeby uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego.

Warunki ubiegania się o dofinansowanie

Jesteś pracodawcą i chcesz uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego? Musisz spełnić poniższe warunki:

1. Zatrudniać osobę niepełnosprawną zgodnie z przepisami prawa pracy.

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Dofinansowanie nie przysługuje na osoby, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne (o dzieło, umowa zlecenia). Dofinansowanie nie przysługuje również na pracownika, który ma ustalone prawo do emerytury i został zaliczony do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Pamiętaj - żeby ubiegać się o dofinansowanie w przypadku zatrudnienia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, musisz zatrudniać co najmniej 6 % osób niepełnosprawnych. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych liczony jest w następujący sposób:

liczba etatów osób niepełnosprawnych/ liczba etatów ogółem X 100

2. Posiadać dokument potwierdzający status pracownika jako osoby niepełnosprawnej od pierwszego dnia zatrudnienia (z wyjątkiem przypadków nabycia przez pracownika niepełnosprawności w trakcie zatrudnienia u Ciebie).

Pracodawca – w dniu podpisania umowy lub w dniu rozpoczęcia pracy, jeżeli w umowie została wykazana data rozpoczęcia pracy inna niż data podpisania umowy – powinien dysponować jakimkolwiek dokumentem (i niekoniecznie orzeczeniem, o którym mowa w ustawie o rehabilitacji) poświadczającym, że był świadomy, iż zatrudnia osobę z niepełnosprawnością np. otrzymał od pracownika:

  • orzeczenie, o którym mowa w ustawie o rehabilitacji (…) lub
  • decyzję o przyznaniu renty, lub
  • orzeczenie niepotwierdzające niepełnosprawności w rozumieniu ustawy o rehabilitacji (orzeczenie rolnicze (KRUS) lub resortowe (MON, MSWiA)), lub
  • orzeczenie wydane na podstawie prawa innych państw, lub
  • oświadczenie pracownika, iż jest osobą niepełnosprawną albo
  • sporządził własne oświadczenie, iż niepełnosprawność zatrudnianej osoby jest widoczna np. osoba korzystająca z wózka inwalidzkiego.

Niemniej jednak osobą niepełnosprawną w rozumieniu ustawy o rehabilitacji (…) jest osoba, której niepełnosprawność została potwierdzona orzeczeniem o zakwalifikowaniu przez organy orzekające do jednego z trzech stopni niepełnosprawności lub orzeczeniem równoważnym. Szczegółowe informacje na ten temat są dostępne w zakładce ‘Status osoby niepełnosprawnej’.

Brak orzeczenia, o którym mowa w art. 1 ustawy o rehabilitacji, w dniu podpisania umowy (gdy jest to jednocześnie data rozpoczęcia pracy) lub w dniu rozpoczęcia pracy, jeżeli w umowie została wykazana data rozpoczęcia pracy inna niż data podpisania umowy - nie wyklucza możliwości ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzeń w późniejszym terminie po przedstawieniu tego orzeczenia. Jeżeli pracodawca posiadał udokumentowaną wiedzę o niepełnosprawności pracownika w dniu podpisania umowy (lub rozpoczęcia pracy, gdy daty się różnią), to może wliczać tego pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych wg przepisu art. 2a ustawy o rehabilitacji i ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzenia tej osoby dopiero za okres od daty otrzymania orzeczenia o niepełnosprawności, o którym mowa w art. 1 ustawy o rehabilitacji. W przypadku, gdy takowe orzeczenie otrzyma po kilku miesiącach od daty zatrudnienia, to efekt zachęty metodą ilościową lub jakościową bada na miesiąc zatrudnienia, natomiast wniosek składa po spełnieniu wszystkich warunków wynikających z przepisów prawa począwszy od miesiąca, w którym pracownik dostarczył orzeczenie o niepełnosprawności.

Pamiętaj - w przypadku pracowników, których niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia, o dofinansowanie do ich wynagrodzenia możesz ubiegać się od dnia otrzymania pierwszego orzeczenia, ale nie wcześniej niż od okresu sprawozdawczego 07/2016 r.

3. Wykazać efekt zachęty.

Jednym z warunków, jakie musisz spełnić – jako podmiot wnioskujący o pomoc publiczną w postaci dofinansowania do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego – jest wykazanie efektu zachęty w związku z zatrudnieniem tego pracownika. Efekt zachęty ustalasz jednokrotnie na moment podjęcia pracy przez osobę z niepełnosprawnością. Efekt zachęty trwa do momentu rozwiązania stosunku pracy bądź utraty przez pracownika statusu osoby niepełnosprawnej. W świetle wyjaśnień Biura Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych efekt zachęty istnieje, gdy:

  1. w momencie zatrudniania pracownika wiesz o jego niepełnosprawności;
  2. w miesiącu zatrudnienia pracownika z niepełnosprawnością wykazałeś efekt zachęty metodą ilościową lub metodą jakościową;
  3. dofinansowanie jest pomocą konieczną, a więc bez możliwości uzyskania dofinansowania nie prowadziłbyś wspieranego działania (zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością) i w związku z tym wniosek o dofinansowanie pracodawca złożył w pierwszym możliwym momencie po spełnieniu wszystkich warunków, określonych przepisami prawa do otrzymania dofinansowania.

Efekt zachęty ustaje:

  • w przypadku utraty ciągłości zatrudnienia,

Jeżeli z co najmniej jednodniową przerwą po wygaśnięciu poprzedniej umowy – ponownie zatrudniasz tę samą osobę niepełnosprawną, wówczas efekt zachęty należy zbadać w miesiącu ponownego zatrudnienia.

  • w przypadku utraty statusu pracownika jako osoby niepełnosprawnej (upłynięcie ważności orzeczenia).

W takiej sytuacji efekt zachęty zostaje zachowany wyłącznie po przedstawieniu kolejnego orzeczenia. Z nowego orzeczenia powinno wynikać, że niepełnosprawność istniała w okresie między pierwszym i drugim orzeczeniem, a pracownik w tym okresie pozostawał w zatrudnieniu.

Efektu zachęty nie badasz, gdy:

  • składasz informację INF-D-P za okres sprawozdawczy nie wcześniejszy niż lipiec 2016 r. dotyczącą pracownika, którego niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia w Twojej firmie, bez względu na datę zatrudnienia.
  • ubiegasz się o dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego na którego otrzymywałeś pomoc przed 1 stycznia 2009 r. w oparciu o ówcześnie obowiązujące przepisy krajowe lub wspólnotowe.

W opisanych przypadkach należy zaznaczyć pole 1 w pozycji 48 formularza INF-D-P.
Pamiętaj - jeżeli dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego nie stanowi dla Ciebie pomocy publicznej, nie masz obowiązku wykazywania efektu zachęty.

Wiedza o niepełnosprawności

Warunek, o którym mowa w pkt 1 jest spełniony w przypadku, gdy w momencie rekrutacji wiesz, że rekrutujesz osobę niepełnosprawną i najpóźniej w dniu podpisania umowy lub w dniu rozpoczęcia pracy, jeżeli w umowie została wykazana data rozpoczęcia pracy inna niż data podpisania umowy – dysponujesz jakimkolwiek dokumentem (i niekoniecznie orzeczeniem, o którym mowa w ustawie o rehabilitacji) poświadczającym, że byłeś świadomy, iż zatrudniasz osobę z niepełnosprawnością np. otrzymałeś od pracownika:

  • decyzję o przyznaniu renty lub orzeczenie niepotwierdzające niepełnosprawności w rozumieniu ustawy o rehabilitacji (orzeczenie rolnicze (KRUS) lub resortowe (MON, MSWiA)), lub
  • orzeczenie wydane na podstawie prawa innych państw, lub
  • oświadczenie pracownika, iż jest osobą niepełnosprawną albo
  • sporządziłeś własne oświadczenie, iż niepełnosprawność zatrudnianej osoby jest widoczna np. osoba korzystająca z wózka inwalidzkiego.

Brak orzeczenia, o którym mowa w art. 1 ustawy o rehabilitacji, w dniu podpisania umowy (gdy jest to jednocześnie data rozpoczęcia pracy) lub w dniu rozpoczęcia pracy, jeżeli w umowie została wykazana data rozpoczęcia pracy inna niż data podpisania umowy - nie wyklucza możliwości ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzeń w późniejszym terminie po przedstawieniu tego orzeczenia. Jeżeli posiadałeś udokumentowaną wiedzę o niepełnosprawności pracownika w dniu podpisania umowy (lub rozpoczęcia pracy, gdy daty się różnią), to możesz wliczać tego pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych wg przepisu art. 2a ustawy o rehabilitacji i ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzenia tej osoby dopiero za okres od daty otrzymania orzeczenia o niepełnosprawności, o którym mowa w art. 1 ustawy o rehabilitacji. W przypadku, gdy takowe orzeczenie otrzymasz po kilku miesiącach od daty zatrudnienia, to efekt zachęty metodą ilościową lub jakościową badasz na miesiąc zatrudnienia, natomiast wniosek składasz po spełnieniu wszystkich warunków wynikających z przepisów prawa począwszy od miesiąca, w którym pracownik dostarczył orzeczenie o niepełnosprawności.

Efekt zachęty badany metodą ilościową lub jakościową

Efekt zachęty spełnisz co do zasady w przypadku, gdy zatrudnienie pracownika z niepełnosprawnością powoduje w miesiącu rozpoczęcia pracy przez tego pracownika wzrost zatrudnienia ogółem w stosunku do średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy poprzedzających ten miesiąc (metoda ilościowa). Istnieje wyjątek, kiedy możesz wykazać efekt zachęty mimo braku wzrostu zatrudnienia. Będzie nim przypadek, gdy zatrudnisz pracownika niepełnosprawnego na wakat zwolniony w wyniku rozwiązania umowy o pracę z innym pracownikiem (metoda jakościowa):

  • z przyczyn określonych w art. 52 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy,
  • za wypowiedzeniem złożonym przez pracownika,
  • na mocy porozumienia stron,
  • wskutek przejścia pracownika na rentę z tytułu niezdolności do pracy,
  • z upływem czasu, na który została zawarta,
  • z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

Efekt zachęty metodą jakościową będzie spełniony także w przypadku, gdy miejsce pracy pracownika z niepełnosprawnością powstało:

  • na skutek wygaśnięcia umowy o pracę,
  • na skutek zmniejszenia wymiaru czasu pracy pracownika - na jego wniosek.

Efekt zachęty ustalasz jednokrotnie w związku z okresem zatrudnienia pracownika do czasu ustania zatrudnienia lub zmiany statusu tego pracownika. Oznacza to, że jeżeli efekt zachęty wykazałeś w miesiącu rozpoczęcia pracy przez osobę z niepełnosprawnością, to trwa on przez cały okres jej zatrudnienia (jako osoby niepełnosprawnej). W przypadku przejęcia pracownika przez nowego pracodawcę na podstawie art. 231 Kodeksu pracy, efekt zachęty należy zbadać na miesiąc jego przejęcia.

Pamiętaj, iż w myśl art. 26 Kodeksu Pracy stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a gdy go nie określono, w dniu zawarcia umowy. Wobec tego datą wyznaczającą nawiązanie stosunku pracy może być data rozpoczęcia pracy, gdy taką podano w umowie o pracę bądź też data zawarcia umowy, gdy w umowie nie wskazano daty rozpoczęcia pracy lub pokrywa się ona z dniem zawarcia umowy o pracę. W przypadku, gdy data podpisania umowy przypada w innym miesiącu niż data rozpoczęcia pracy – efekt zachęty metodą ilościową lub jakościową badasz na miesiąc rozpoczęcia pracy przez osobę niepełnosprawną. Przy czym najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, jeżeli w umowie została wykazana data rozpoczęcia pracy inna niż data podpisania umowy powinieneś dysponować dokumentem poświadczającym, że byłeś świadomy, iż zatrudniasz osobę z niepełnosprawnością, bo jedynie wtedy jesteś w stanie wykazać, że osiągasz cel pomocy publicznej w formie subsydiów płacowych, tj. zachęcanie do zwiększenia poziomu zatrudnienia pracowników z niepełnosprawnością.

Konieczność pomocy

Analizując wystąpienie efektu zachęty pamiętaj, że – zgodnie z motywami 18 i 54 Rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu – pomoc publiczna w formie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia ma na celu zachęcenie przedsiębiorstw do zwiększenia poziomów zatrudnienia osób z niepełnosprawnością, a warunkiem jej otrzymania jest uznanie pomocy za konieczną. Komisja Europejska stwierdziła w motywie 18, że „aby mieć pewność, że pomoc jest niezbędna i zachęca do rozwoju dalszej działalności lub projektów, niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do pomocy na działalność, którą i tak beneficjent by prowadził, nawet w przypadku braku pomocy”. Jeśli więc miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością stanowi dla Ciebie pomoc publiczną, wniosek o jej otrzymanie powinieneś złożyć w pierwszym możliwym momencie (terminie do złożenia wniosku Wn-D za pierwszy okres sprawozdawczy, za który mógłbyś uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia danej osoby). Złożenie wniosku o wypłatę dofinansowania po pierwszym miesiącu zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością wskazuje na osiągnięcie celu pomocy publicznej w formie subsydiów płacowych, a mianowicie zachęcenie (stąd określenie efekt zachęty) do zatrudnienia osoby niepełnosprawnej wyrażonego poprzez konieczność pomocy. Wnioskowanie o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych po upływie kilku miesięcy czy lat (za które mógłbyś uzyskać tę pomoc) wskazuje, że pomoc w formie dofinansowania nie była konieczna do zatrudnienia lub dalszego zatrudniania osoby niepełnosprawnej, dlatego można wysnuć wniosek, że efekt zachęty nie został osiągnięty. Wobec czego, w celu wykazania, że pomoc była konieczna powinieneś wystąpić z wnioskiem o dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością niezwłocznie po nabyciu takiego prawa, a mianowicie:

  • w przypadku nowo zatrudnionych osób z niepełnosprawnością wniosek złóż za pierwszy miesiąc zatrudniania osoby z niepełnosprawnością,
  • w przypadku pracowników, których niepełnosprawność została stwierdzona w trakcie zatrudnienia u Ciebie - pierwszy wniosek powinieneś złożyć już za lipiec 2016 r. (jeżeli pierwsze orzeczenie o niepełnosprawności pracownik dostarczył przed 1 lipca 2016 r.) lub za miesiąc, w którym otrzymałeś orzeczenie o niepełnosprawności, o ile nastąpiło to już w trakcie obowiązywania art. 26b ust. 6a ustawy o rehabilitacji, czyli po 1 lipca 2016 r.,
  • w przypadku wystąpienia przeszkód formalnych (niespełnienia krajowych lub wspólnotowych warunków do uzyskania dofinansowania) – wniosek o dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością złóż za pierwszy miesiąc, w którym przeszkody te ustąpiły.

Więcej informacji w zakresie badania warunku efektu zachęty znajdziesz w zakładce ‘Najczęściej zadawane pytania w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych’.

4. Wypłacać wszystkie elementy kosztów płacy pracownika niepełnosprawnego w terminie bądź z uchybieniem terminu nieprzekraczającym 14 dni (dopuszczalna jest dopłata składek ZUS z uchybieniem terminu powyżej 14 dni, o ile nie przekroczy ona 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy).

Terminy ponoszenia kosztów płacy określają odrębne przepisy:

  • wynagrodzenie - ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;
  • składki na ubezpieczenia społeczne - ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
  • zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconych wynagrodzeń - ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pamiętaj - Od 1 lipca 2016 r. możesz złożyć wniosek o dofinansowanie pracownika niepełnosprawnego dopiero po wypłacie wynagrodzenia tego pracownika (tj. z chwilą, gdy pracownik dysponuje wypłaconą kwotą) - z zachowaniem wszystkich terminów określonych w ustawie i aktach wykonawczych.

5. Wypłacać wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego ze środków innych niż środki publiczne.

Wyjątek stanowi przypadek, gdy sfinansowałeś wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego ze środków publicznych z prowadzonej działalności lub z dochodów publicznych, o których mowa w art. 26b ust 8 ustawy o rehabilitacji.

6. Wypłacać wynagrodzenie pracownika na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych.

Wynagrodzenie pracownika z niepełnosprawnością nie może być wypłacane w gotówce.

7. Nie mieć zaległości wobec PFRONu na więcej niż 100 zł.

Jeżeli pracodawca posiada zaległości w zobowiązaniach wobec Funduszu przekraczające ogółem kwotę 100 złotych, Prezes Zarządu Funduszu wydaje decyzję o wstrzymaniu miesięcznego dofinansowania do czasu uregulowania zaległości przez pracodawcę. Decyzja podlega wykonaniu z dniem wydania. W przypadku nieuregulowania przez pracodawcę zaległości wobec Funduszu do dnia 31 stycznia roku następującego po roku, za który pracodawcy przysługuje miesięczne dofinansowanie, Prezes Zarządu Funduszu wydaje decyzję o odmowie wypłaty miesięcznego dofinansowania za okres wskazany w decyzji o wstrzymaniu dofinansowania.

Ważne! Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych stanowi pomoc publiczną, wsparcie nie przysługuje, gdy:

  • znajdujesz się w trudnej sytuacji ekonomicznej według kryteriów określonych w przepisach prawa Unii Europejskiej dotyczących udzielania pomocy publicznej (z wyjątkiem przypadków, gdy dofinansowanie do wynagrodzeń stanowi dla Ciebie pomoc publiczną, mającą na celu zaradzenie poważnym zaburzeniom w gospodarce, o której mowa w Sekcji 3.1 Komunikatu Komisji – Tymczasowe ramy środków pomocy państwa w celu wsparcia gospodarki w kontekście trwającej epidemii COVID -19 (2020/C 91 I/01) (Dz. Urz. UE C 91 I z 20.03.2020, str. 1), udzielaną z uwzględnieniem art. 68ge ustawy o rehabilitacji);
  • ciąży na Tobie obowiązek zwrotu pomocy, wynikający z wcześniejszych decyzji Komisji Europejskiej, uznających pomoc za niezgodną z prawem oraz ze wspólnym rynkiem;
  • udzielenie Tobie pomocy w formie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia skutkowałoby przekroczeniem kwoty 10 mln euro rocznej pomocy na zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych.