Rozliczenie wpłat - PFRON

Jeśli jesteś pracodawcą zatrudniającym co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, to masz obowiązek składania do PFRON dokumentów sprawozdawczych.

Tymi dokumentami są deklaracje i informacje, a ich wzory określają rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Pamiętaj o ich wypełnianiu zgodnie z:

• ustawą o rehabilitacji, Kodeksem pracy oraz innymi ustawami i rozporządzeniami,
• objaśnieniami zawartymi w rozporządzeniach Ministra określających wzory deklaracji i informacji,
• wyjaśnieniami dostępnymi na stronie internetowej PFRON w zakładce Pracodawcy.

Jeśli składasz deklaracje, to wpłacasz na PFRON. Są różne rodzaje deklaracji, do których są przypisane właściwe rachunki bankowe.

Od nieterminowych wpłat są naliczane odsetki podatkowe. Dlatego pamiętaj o wpłacaniu na PFRON w terminie.

Do rozliczania wpłat na PFRON stosuje się zasady określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Jeżeli będziesz miał problem z zapłatą, to możesz wystąpić do PFRON z wnioskiem o rozłożenie zaległości na raty albo odroczenie terminu płatności.

Decyzje ulgowe są wydawane na podstawie art. 49 ust. 5c ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Deklaracje i informacje

Jeśli jesteś pracodawcą:

• zobowiązanym do wpłat, to składasz deklaracje,
• zwolnionym z wpłat, to składasz informacje.

Rodzaje deklaracji składanych przez pracodawców zobowiązanych do wpłacania na PFRON:

1. DEK-1-0 (deklaracja miesięczna) składasz, jeśli:

• nie osiągasz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%,
• nie jesteś jednym z pracodawców, o których mowa poniżej.

2. DEK-1-a (deklaracja miesięczna) składasz, jeśli:

• nie osiągasz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%,
• jesteś państwową i samorządową jednostką organizacyjną będącą jednostką budżetową, zakładem budżetowym albo gospodarstwem pomocniczym, instytucją kultury oraz jednostką organizacyjną zajmującą się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii.

3. DEK-1-b (deklaracja miesięczna) składasz, jeśli:

• nie osiągasz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 2%,
• jesteś publiczną i niepubliczną uczelnią, szkołą, przedszkolem, żłobkiem, inną formą wychowania przedszkolnego, placówką opiekuńczo-wychowawczą, regionalną placówką opiekuńczo-terapeutyczną, interwencyjnym ośrodkiem preadopcyjnym, placówką resocjalizacyjną, a także klubem dziecięcym.

4. DEK-1-u (załącznik do deklaracji miesięcznych DEK-1-0, DEK-1-a albo DEK-1-b) składasz, jeśli obniżasz wpłatę:

• ulgą za zakupy,
• ulgą za dostępność.

5. DEK-2-a składasz, jeśli:

• jesteś pracodawcą, który prowadzi zakład pracy chronionej,
• korzystasz ze zwolnień podatkowych,
• wpłacasz na podstawie art. 33 ust. 4a, 4a¹, 4c, 7, 7a, 8a lub art. 33b ust. 8 ustawy o rehabilitacji.

6. DEK-2-b składasz, jeśli:

• jesteś pracodawcą, który prowadzi zakład aktywności zawodowej,
• wpłacasz na podstawie art. 29 ust. 3a¹ pkt 2, ust. 3b, ust. 3c, ust. 3g lub art. 33b ust. 8 ustawy o rehabilitacji.

7. DEK-2-u składasz, jeśli:

• jesteś sprzedającym,
• wpłacasz na podstawie art. 22b ustawy o rehabilitacji, gdy w wyniku kontroli przeprowadzonej przez PFRON lub czynności sprawdzającej, o której mowa w art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa ujawniono nieprawidłowości w wystawianiu informacji o kwocie obniżenia wpłat,
• wysokość wpłaty na podstawie art. 22b ustawy o rehabilitacji przekracza pięciokrotność kosztów upomnienia w postepowaniu egzekucyjnym.

8. DEK-W składasz, jeśli:

• jesteś pracodawcą, który nie wydzielił lub zorganizował stanowiska pracy dla pracownika, który w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utracił zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku.

9. DEK-R (deklaracja roczna) składasz, jeśli:

• miałeś obowiązek złożenia co najmniej jednej deklaracji za okresy sprawozdawcze od stycznia do grudnia danego roku.

10. DEK-Z (deklaracja ewidencyjna) składasz, jeśli:

• rejestrujesz się w PFRON jako składający deklaracje,
• zmieniłeś dane ewidencyjne jak np. nazwa, adres itp.

Rodzaje informacji składanych przez pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON:

1. INF-1 (informacja miesięczna o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych) składasz, jeśli:

• osiągasz wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% albo 2%,
• jesteś pracodawcą niedziałającym w celu osiągnięcia zysku będącym albo prowadzącym dom pomocy społecznej, hospicjum albo zakład opiekuńczo-leczniczy, publiczną albo niepubliczną jednostką organizacyjną, której wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi,
• jesteś sprzedającym uprawnionym do wystawiania informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON i zatrudniasz poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, gdy jesteś zakładem aktywności zawodowej albo zatrudniasz od 10 do poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, gdy jesteś przedsiębiorstwem społecznym

2. INF-2 (informacja roczna - o zatrudnieniu, kształceniu lub działalności na rzecz osób niepełnosprawnych) składasz, jeśli:

• miałeś obowiązek złożenia co najmniej jednej informacji INF-1 za okresy sprawozdawcze od stycznia do grudnia danego roku.

3. INF-Z (informacja ewidencyjna) składasz, jeśli:

• rejestrujesz się w PFRON jako zwolniony z wpłat,
• zmieniłeś dane ewidencyjne jak np. nazwa, adres itp.

Rodzaje informacji składanych przez sprzedających:

4. INF-1-u (wraz z załącznikiem INF-U) składasz, jeśli:

• jesteś sprzedającym, który wystawił przynajmniej jedną informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (INF-U) za dany okres sprawozdawczy.

Korygowanie deklaracji i informacji

Jeśli korygujesz deklarację czy informację, to składasz dokument korygujący sporządzony z bieżącą datą wypełnienia.

Zmienione dane zawarte w korekcie deklaracji czy informacji zastąpią dane znajdujące się we wcześniej złożonym dokumencie za ten sam okres sprawozdawczy.

Jeśli stwierdzimy, że deklaracja lub informacja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, to wezwiemy do jej skorygowania oraz złożenia niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji poddajemy w wątpliwość.

Możemy mieć również wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji lub informacji. Wtedy wezwiemy do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny poddania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.

Pamiętaj, że dane ewidencyjne korygujesz składając deklarację DEK-Z albo informację INF-Z jako aktualizacyjne.

Wyjaśnienia do wzorów deklaracji obowiązujących od kwietnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 995):

• wyjaśnienia do deklaracji DEK-1-0 2023
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-1-a 2023
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-1-b 2023
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-1-u 2023
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-2-a 2023
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-2-b 2023
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-2-u 2023
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-R 2023
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-W 2023
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-Z 2023

Wyjaśnienia do wzorów deklaracji obowiązujących od lutego 2021 r. do marca 2022 r. (Dz. U. z 2021 r. poz. 1939):

• Wyjasnienia do deklaracji DEK-1-0 2021
• Wyjasnienia do deklaracji DEK-1-a 2021
• Wyjasnienia do deklaracji DEK-1-b 2021
• Wyjasnienia do deklaracji DEK-1-u 2021
• Wyjasnienia do deklaracji DEK-2-a 2021
• Wyjasnienia do deklaracji DEK-2-b 2021
• Wyjasnienia do deklaracji DEK-2-u 2021
• Wyjasnienia do deklaracji DEK-R 2021
• Wyjasnienia do deklaracji DEK-W 2021
• Wyjasnienia do deklaracji DEK-Z 2021

Wyjaśnienia do wzorów deklaracji obowiązujących do stycznia 2021 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 172):

• wyjaśnienia do deklaracji DEK-Z
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-I-0
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-I-a
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-I-b
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-I-u
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-II-a
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-II-b
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-II-u
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-W
• wyjaśnienia do deklaracji DEK-R

Wyjaśnienia do wzorów informacji obowiązujących od października 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 827):

• wyjaśnienia do informacji INF-Z 2023
• wyjaśnienia do informacji INF-1 2023
• wyjaśnienia do informacji INF-2 2023

Wyjaśnienia do wzorów informacji obowiązujących do września 2022 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1857):

• wyjaśnienia do informacji INF-Z
• wyjaśnienia do informacji INF-1
• wyjaśnienia do informacji INF-2

Wyjaśnienia do wzorów informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat (Dz. U. z 2018 r. poz. 1858):

• wyjaśnienia do informacji INF-1-u
• wyjaśnienia do informacji INF-u

Jak wpłacać na PFRON?

Wpłaty na PFRON dokonujesz:

• ze swojego firmowego rachunku bankowego,
• w tytule wpisując numer w rejestrze PFRON, rodzaj deklaracji i okres zobowiązania, za który płacisz, np. 0X0000X0/DEK-1-0/2024-01
• terminowo tj. do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek wpłaty na PFRON.

Zgodnie z art. 62b ustawy Ordynacja podatkowa wpłaty na PFRON mogą również dokonać:

• małżonek, rodzice, dziadkowie, dzieci, wnuki, rodzeństwo, ojczym i macocha bez ograniczeń co do kwoty wpłaty;
• aktualny właściciel przedmiotu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego, jeżeli wpłata na PFRON jest zabezpieczona hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym zabezpieczenia;
• inny podmiot w przypadku, gdy wpłata na PFRON nie przekracza 1 000 zł.

Pamiętaj o opisaniu przelewu. Dzięki temu Twoja wpłata szybko i poprawnie zostanie przypisania do zobowiązania wynikającego ze złożonej deklaracji.

Wpłaty dokonujesz na numery rachunków bankowych w Banku Gospodarstwa Krajowego w Warszawie.

Numery rachunków bankowych:

1. Jeśli jesteś pracodawcą, który składa deklaracje DEK-1-0, to wpłacasz na rachunek:

07 1130 1017 0019 9361 9020 0036

2. Jeśli jesteś pracodawcą z tzw. budżetu i składasz deklaracje DEK-1-a, to wpłacasz na rachunek:

77 1130 1017 0019 9361 9020 0037

3. Jeśli jesteś pracodawcą z tzw. szkolnictwa i składasz deklaracje DEK-1-b, to wpłacasz na rachunek:

50 1130 1017 0019 9361 9020 0038

4. Jeśli jesteś zakładem pracy chronionej i składasz deklaracje DEK-2-a, to wpłacasz na rachunek:

23 1130 1017 0019 9361 9020 0039

5. Jeśli jesteś pracodawcą będącym zakładem aktywności zawodowej lub pracodawcą, który nie wydzielił lub zorganizował stanowiska pracy dla pracownika, który w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utracił zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku i składasz deklaracje odpowiednio DEK-2-b lub DEK-W, to wpłacasz na rachunek:

93 1130 1017 0019 9361 9020 0040

6. Jeśli jesteś sprzedającym i składasz deklaracje DEK-2-u, to wpłacasz na rachunek:

16 1130 1017 0019 9361 9020 0068

Płatności przez e-PFRON2

System e-PFRON2 służy nie tylko do składania deklaracji i informacji. Dzięki niemu możesz także dokonać płatności do PFRON z użyciem:

• szybkiego przelewu bezpośredniego z rachunku bankowego (Paybynet),
• formularza przelewu standardowego (elixir, videotel),
• formularza wypłaty gotówkowej.

Jeśli złożysz bieżącą deklarację, to możesz za nią zapłacić korzystając z zakładki „Dokumenty złożone”. W tym przypadku tytuł wpłaty nadaje się sam i nie możesz go zmienić.

Jeśli chcesz spłacić zaległe wpłaty z odsetkami czy odsetki, to skorzystaj z zakładki „Płatności”. Wpłaty możesz dokonać za dowolne okresy sprawozdawcze.

Powstanie zaległości i naliczanie odsetek

Zgodnie z art. 49 ust. 2 ustawy o rehabilitacji – wpłaty na PFRON dokonujesz do 20 dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym powstał obowiązek dokonania wpłaty np. osiągnąłeś zatrudnienie ogółem w wysokości 25 lub więcej pracowników w przeliczeniu na etaty.

Przekroczenie tego terminu powoduje, że wpłata na PFRON staje się zaległością.

Zgodnie z § 53 ustawy Ordynacja podatkowa – od zaległej wpłaty na PFRON naliczasz odsetki za zwłokę. Odsetki za zwłokę naliczasz od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności do dnia zapłaty.

Odsetki za zwłokę naliczasz i wpłacasz sam, bez wezwania ze strony PFRON.

Jeżeli dokonasz wpłaty, która nie będzie pokrywała kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę, to tę wpłatę zaliczymy proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę.

Wpłacenie po terminie tylko kwoty zaległości, bez odsetek za zwłokę, spowoduje częściową spłatę zaległości i należnych od niej odsetek. Tym samym nadal będziesz miał zaległość do zapłaty wraz z odsetkami za zwłokę.

Obniżone odsetki za zwłokę

Gdy korygujesz deklarację zwiększając kwotę wpłaty na PFRON, to możesz skorzystać z preferencyjnej stawki odsetek za zwłokę.

Obniżoną stawkę odsetek za zwłokę w wysokości 50% stawki odsetek za zwłokę zastosujesz, gdy spełnisz łącznie następujące warunki:

• złożysz prawnie skuteczną korektę deklaracji, nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia upływu terminu do złożenia deklaracji;
• korekta deklaracji wynika z twojej samodzielnej inicjatywy - nie może być efektem czynności sprawdzających bądź kontroli podatkowej;
• w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty deklaracji zapłacisz kwotę zaległości wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi według stawki obniżonej.

Pamiętaj, że od zaległych wpłat na PFRON naliczasz odsetki od zaległości podatkowych.

Pamiętaj, że jeżeli ostatni dzień terminu płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to ostatnim dniem terminu płatności będzie następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Pamiętaj o zaokrąglaniu odsetek za zwłokę do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomijaj, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższaj do pełnych złotych

Pamiętaj, że gdy nie wpłacisz w terminie kwoty należnej lub wpłacisz ją w niepełnej wysokości, to deklaracja stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Przykład wyliczenia odsetek za zwłokę od nieterminowo dokonanej wpłaty na PFRON za grudzień 2023 r.:

1. kwota zaległości: 5 680 zł
2. termin płatności: 22 stycznia 2024 r.

• wpłata powinna zostać uregulowana do 20 dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym zaistniał obowiązek wpłaty
• w tym przykładzie jest to 22 stycznia 2024 r., gdyż 20 stycznia 2024 r. to sobota, a zgodnie z art. 12 5 Ordynacji podatkowej, jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy

3. wpłata dokonana: 27 lutego 2024 r.
4. liczba dni zwłoki: 35 dni
5. stawka odsetek za zwłokę w stosunku rocznym: 14,5% (obowiązująca od 5 października 2023 r.).

Wyliczając odsetki za zwłokę (od zaległości podatkowych) stosuje się następujący wzór:

KNO ≈ KO = KZ x DZ x SO / 365 (albo 366 dni w roku przestępnym)

gdzie:

KNO – kwota naliczonych odsetek zaokrąglona do pełnych złotych,

KO – kwota naliczonych odsetek,

KZ – kwota zaległości,

DZ – liczba dni zwłoki,

SO – stawka odsetek za zwłokę w stosunku rocznym.

Dla naszego przykładu:

KNO ≈ KO = KZ x DZ x SO / 366 = 5 680 x 35 x 14,5% / 366 = 78,76 zł ≈ 79 zł

Kwota odsetek naliczona od 23 stycznia 2024 r. do 27 lutego 2024 r. to 79 zł.

Pracodawca powinien wpłacić łącznie 5 759 zł.

Przykład rozliczenia nieterminowo dokonanej wpłaty na PFRON za grudzień 2023 r.:

1. kwota zaległości – 5 680 zł
2. termin płatności: 22 stycznia 2024 r.
3. wpłata dokonana: 27 lutego 2024 r. bez naliczonych odsetek za zwłokę

Pracodawca na dzień dokonywania wpłaty powinien naliczyć odsetki za zwłokę w wysokości 79 zł, a tym samym dokonać wpłaty na PFRON w wysokości 5 759 zł.

Jeśli pracodawca dokonał wpłaty w wysokości 5 680 zł, bez naliczonych odsetek za zwłokę, to ta wpłata zostanie proporcjonalnie rozliczona na:

• kwotę główną: 5 602 zł
• odsetki za zwłokę naliczone na dzień wpłaty, tj. 27 lutego 2024 r.: 78 zł.

Pracodawca nadal będzie posiadał zaległość w wysokości 78 zł, od której będą należne odsetki za zwłokę.